RFQ , bon de commande , ERP … Ces termes font partie du quotidien de toute entreprise structurée ; mais ils sont souvent mal compris ou utilisés de manière interchangeable. Pourtant, confondre une demande de prix avec un bon de commande , c’est prendre le risque de flouter les responsabilités, de créer des litiges… ou simplement de ralentir son processus d’achat. Une erreur de lexique peut coûter des jours de délai, des milliers d’euros, ou même des procès.
Dans un environnement piloté par un ERP , où l’automatisation et la traçabilité sont essentielles, comprendre les différences entre ces deux documents est bien plus qu’un détail administratif ; c’est un levier de rigueur, de performance et de sécurité juridique .
Car oui : une demande de prix (RFQ) n’est pas un contrat , tandis qu’un bon de commande (BDC) l’est. Une erreur de classification dans l’ERP peut faire voler en éclats des processus entiers.
Définition : demande de prix
Une demande de prix (ou RFQ ) est un document émis par une entreprise vers un ou plusieurs fournisseurs pour solliciter des offres de prix ou des conditions de livraison concernant des produits ou services spécifiques.
Son objectif est clair : comparer les propositions des fournisseurs, identifier le meilleur rapport qualité-prix, et sélectionner un partenaire.
Le contenu est précis : description détaillée des produits/services demandés ; quantités, délais, normes techniques, et critères d’évaluation (prix, délais, garanties) ; informations pratiques comme la date limite de réponse ou les modalités de soumission.
Le processus est linéaire : la demande est envoyée aux fournisseurs ; ces derniers répondent par un devis ou une offre ; l’entreprise analyse les offres et choisit un fournisseur. C’est simple, mais essentiel.
Caractéristique clé : la demande de prix n’est pas un engagement juridique ; elle est simplement une invitation à soumissionner sans obligation pour l’entreprise d’acheter ou pour le fournisseur de répondre.
Définition : Bon de commande
Le bon de commande (BDC) est un document officiel émis par un acheteur pour confirmer une commande auprès d’un fournisseur. Il constitue un accord contractuel entre les deux parties, engageant l’une à payer et l’autre à livrer.
Son contenu inclut des détails concrets : identifiants (numéro de BDC, dates) ; description des produits, quantités, prix unitaire et total ; conditions générales (paiement, livraison, garanties).
Le processus suit une logique : le BDC est généré après validation d’une offre (via une RFQ ou un accord direct) ; il est transmis au fournisseur, qui le confirme ou le modifie ; une fois accepté, il déclenche la préparation de la livraison.
Différences principales entre RFQ et BDC
La demande de prix est une étape préliminaire, non liée par le droit, destinée à recueillir des offres ; le bon de commande , en revanche, est un document final, juridiquement contraignant, qui officialise la transaction.
Leur objectif diffère : la RFQ cherche à comparer, le BDC à valider. Leur valeur légale aussi : la RFQ n’engage personne, le BDC lie les deux parties. Leur contenu varie : la RFQ détaille les besoins, le BDC fixe les termes de l’opération.
La commande d’achat dans un ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) optimise la gestion des commandes d’achat en automatisant les processus et en centralisant les données. Pour le BDC, l’ERP génère des documents automatiquement à partir de demandes approuvées ; il suit leur statut (en attente, confirmé, livré), et intègre les informations avec les modules Approvisionnement , Comptabilité , et Stock . Il synchronise même avec les fournisseurs via l’EDI (Electronic Data Interchange). En cas de retard ou de surcoût, il alerte et réduit les risques.
Avantage majeur : moins d’erreurs, plus de vitesse, et une traçabilité parfaite.
Prelium
Spécialistes en intégration MRP & ERP
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C'est notamment le cas dans Odoo, pour enregistrer un achat, vous devez faire une demande prix, puis la transformer en bon de commande.
Éléments obligatoires d’une commande d’achat légalement valable
Informations sur les parties
Une commande d’achat valide commence par des informations claires sur les parties :
- Vendeur : Dénomination sociale, forme juridique (ex. : SARL), adresse, numéro SIREN/RCS , et référence au greffe d’immatriculation.
- Acheteur : Nom ou raison sociale, adresse, coordonnées (email, téléphone), et SIREN s’il s’agit d’un professionnel.
Une absence de SIREN expose l’entreprise à des doutes sur son statut légal.
Détails de la commande
La description des produits ou services doit être précise :
- Numéro et date : Un numéro unique et une date d’émission indiquent l’historicité de la commande.
- Désignation des biens/services : Références, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA , et total TTC .
Exemple : "100 tableaux de 1m², prix unitaire HT : 50 €, TVA 20% : 10 €, total TTC par unité : 60 €" .
Un manque de précision sur les frais de livraison peut conduire à des litiges sur les coûts finaux.
Conditions contractuelles
Les clauses doivent fixer les règles de l’engagement :
- Livraison : Date prévue, lieu (ex. : adresse client), modalités (transporteur, Incoterms comme FOB ou CIF), et frais supportés.
- Paiement : Délais (ex. : 30 jours après livraison), mode (virement, chèque), et éventuels acomptes.
- Conditions générales : Durée de garantie, pénalités en cas de retard, ou clauses de résiliation.
Exemple : "Pénalité de 0,5% par jour de retard au-delà de 15 jours" est une clause claire.
Validité juridique : mentions obligatoires et acceptation
Pour que la commande soit un contrat exécutoire , elle doit inclure :
- Mentions spécifiques :
- Statut de liquidation si le vendeur est en redressement.
- Mention "(EI)" pour les entrepreneurs individuels.
- Référence au devis préalable s’il existe.
- Acceptation explicite : Une signature manuscrite, validation numérique, ou accord par email/ERP (ex. : Odoo).
Exemple de structure complète
Une commande bien rédigée comporte :
- En-tête : Logo, numéro et date.
- Coordonnées : Vendeur (SIREN, adresse) et acheteur (adresse de livraison).
- Détails produits : Références, prix HT/TVA, total TTC.
- Livraison : Date, Incoterms, et lieu.
- Paiement : "30 jours fin de mois, virement bancaire".
- Signature : Blocs pour les deux parties.
Risques et solutions pratiques
Un oubli d’élément clé (ex. : TVA, SIREN) rend la commande contestable. Vous devez vérifier :
- Que le taux de TVA correspond au bien/service.
- Que les conditions de paiement soient clairement écrites.
- Que les mentions légales (EI, liquidation) soient à jour.
Dans un ERP comme Odoo, ces éléments sont automatisés, mais on doit toujours contrôler manuellement avant validation.
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Transformation de la demande de prix en bon de commande : renforcer sa validité juridique
La transformation d’une demande de prix (RFQ) en bon de commande (BDC) dans un ERP est un processus clé, mais attention : le BDC généré dans le logiciel reste un document immatériel et non contraignant juridiquement sans l’accord explicite du fournisseur. Pour éviter les ambiguïtés, il est essentiel de compléter le BDC par un échange d’emails validant l’accord entre les parties. Voici pourquoi et comment procéder.
Pourquoi associer email et bon de commande ?
- Preuve d’acceptation : L’email constitue une trace écrite de l’accord du fournisseur, surtout si celui-ci confirme explicitement (exemple : « Je confirme la commande n°X » . Sans cette confirmation, le BDC de l’ERP reste une simple intention d’achat.
- Complément au bon de commande : Un email permet de clarifier les modifications orales ou non documentées dans l’ERP (ex : changement de quantité, délai supplémentaire).
- Conformité légale : En France, l’article 1366 du Code civil reconnaît l’email comme preuve valable s’il est « identifiable, conservé et accessible » . Une confirmation écrite par email renforce donc la validité du BDC.
Méthode recommandée dans Odoo/ERP
- Génération et envoi du BDC :
- Générez le PDF du BDC depuis l’ERP avec un numéro unique .
- Joignez-le à un email clair :
« Veuillez confirmer votre accord sur ce bon de commande par retour d’email avant le [date]. ».
- Archivage des échanges :
- Intégrez les emails dans l’ERP via des plugins (comme Odoo Mail ) ou en conservant des captures d’écran datées.
- Utilisez des mots-clés dans l’objet (ex : « Confirmation commande n°X » ) pour faciliter le suivi et retrouver les pièces justificatives.
Pratiques internationales : RFQ et bon de commande à l'étranger
Dans les pays de common law, comme les États-Unis ou le Royaume-Uni, les documents commerciaux comme les RFQ et les bons de commande n’ont pas toujours la même valeur juridique ou la même interprétation que dans le droit français.
Droit français (civil law) :
- Le contrat se fonde sur la réunion des volontés (offre + acceptation claire).
- Le bon de commande, s’il contient toutes les clauses essentielles et est accepté, forme un contrat à part entière.
- La forme écrite est souvent indispensable en cas de litige (preuve, mentions obligatoires, etc.).
Common law :
- L’accent est mis sur les intérêts raisonnables des parties et le comportement commercial.
- Une commande acceptée oralement ou même par conduite (conduct) peut être considérée comme un contrat valide.
- Il existe la notion de "battle of the forms" : quand les deux parties échangent des documents (devis, bons de commande, CGV/CGA) avec des termes divergents, il peut être difficile de déterminer quelle version fait foi.
Demande de prix vs bon de commande