La solution ultime contre les interruptions et les erreurs en entreprise
Comment le Business Process Management peut transformer votre productivité collective
Le problème qui vous touche tous les jours
Combien de fois cette semaine avez-vous dû interrompre un collègue pour obtenir une information manquante ? À l'inverse, combien de fois avez-vous été dérangé par la même question répétitive sur un processus mal défini ?
Ces interruptions constantes, tout comme les erreurs récurrentes dans l'exécution des tâches, ne sont pas une fatalité. Elles sont le symptôme d'un manque de structuration des processus métiers.
La solution ? Le BPM (Business Process Management) - une méthodologie qui permet de modéliser, documenter et optimiser vos processus récurrents pour gagner en efficacité collective.
Les interruptions et les erreurs ne sont pas un problème individuel. Elles reflètent un problème de processus, donc une opportunité d’optimisation opérationnelle.
BPM en bref : ce qu'il faut savoir immédiatement
- Les interruptions constantes pour des clarifications
- Les erreurs récurrentes dans l'exécution des tâches
- La perte d'informations importantes
- Les décisions incohérentes pour des situations similaires
Qu'est-ce qu'un processus métier ? Définition et exemples
- Satisfaction d'une demande client
- Lancement d'un produit
- Suivi des demandes d'achat
- Intégration d'un nouvel employé
- Organisation d'un événement
Pour aller plus loin, consultez le guide : Modéliser les processus métier : un guide pratique.
3 exemples concrets : avant/après BPM
Exemple 1 : Gestion des réclamations clients
- Information éparpillée entre plusieurs personnes
- Décisions variables selon l'agent traitant
- Risque élevé de réclamation perdue ou mal traitée
- Client souvent dans l'incertitude
- Réception standardisée (formulaire unique)
- Enregistrement centralisé automatique
- Assignation selon règles prédéfinies
- Analyse avec checklist systématique
- Décision selon arbre de décision préétabli
- Communication automatique des mises à jour
Exemple 2 : Lancement d'un produit
- Coordination difficile entre services
- Retards fréquents dans les livrables
- Incohérences entre promesses marketing et réalité produit
- Problèmes qualité détectés tardivement
- Planification avec jalons clairs et responsables identifiés
- Conception avec validations intermédiaires obligatoires
- Production avec contrôles qualité intégrés à chaque étape
- Marketing aligné sur les fonctionnalités réelles du produit
- Distribution préparée en amont avec logistique optimisée
Exemple 3 : Suivi des demandes d'achat
- Quand intervenir (notifications automatiques)
- Quoi vérifier (checklist par étape)
- Comment valider (circuit d'approbation formalisé)
- Où trouver l'information (documentation centralisée)
Le BPM en profondeur : méthodologie et mise en œuvre
- Identifier : Quelles tâches répétitives consomment le plus de temps ou génèrent le plus d'erreurs ?
- Cartographier : Comment ces tâches sont-elles réellement exécutées aujourd'hui ? (Pas seulement la théorie)
- Analyser : Où sont les goulots d'étranglement, les redondances, les risques ?
- Réorganiser : Comment simplifier, automatiser, sécuriser le processus ?
- Implémenter et contrôler : Mettre en œuvre les améliorations et mesurer leur impact.
- Réduction du temps de traitement des tâches
- Diminution du taux d'erreur
- Baisse du nombre d'interruptions/interpellations
- Augmentation de la satisfaction client et employé
- Meilleure conformité réglementaire
Digitaliser avec un ERP : le multiplicateur d'efficacité
- L'automatisation des tâches répétitives (relances, notifications, approbations)
- La centralisation de l'information (plus de recherche dans les emails ou fichiers éparpillés)
- Le suivi en temps réel (où en est chaque dossier ? qui bloque ? pourquoi ?)
- L'analyse continue (identification automatique des points d'amélioration)
Prelium accompagne les entreprises dans l’optimisation opérationnelle : cadrage, cartographie, digitalisation et amélioration continue. Découvrir : Optimisation des processus.
Par où commencer ? Des approches progressives
- Colonnes : À faire / En cours / Terminé
- Cartes : Une par tâche ou processus
- Règles : Définies collectivement (qui fait quoi ? quand ? comment ?)
Problème : "La facturation prend toujours 3 jours de retard"
Pourquoi 1 ? → "Parce que les bons de commande arrivent incomplets"
Pourquoi 2 ? → "Parce que le formulaire de commande est ambigu"
Pourquoi 3 ? → "Parce qu'il n'a pas été mis à jour depuis 2 ans"
Solution évidente : Redesigner le formulaire et automatiser sa validation
Toutes les 2 semaines, 30 minutes pour répondre à :
- Qu'est-ce qui a bien fonctionné dans nos processus ?
- Qu'est-ce qui a été problématique ?
- Quelle amélioration simple pouvons-nous tester d'ici la prochaine fois ?
Conclusion : Le BPM n'est pas un luxe, c'est une nécessité compétitive
Dans un environnement économique de plus en plus exigeant, la différenciation par l'efficacité opérationnelle devient cruciale. Le BPM n'est pas une mode managériale, mais une approche pragmatique pour :
- Récupérer jusqu'à 20% du temps perdu en interruptions et corrections d'erreurs
- Créer un environnement de travail plus serein où chacun sait ce qu'il doit faire
- Améliorer continuellement grâce aux données concrètes sur l'exécution des processus
- Scaler votre organisation sans multiplier les problèmes de communication
Le plus grand risque n'est pas de mal modéliser un processus, c'est de ne pas modéliser du tout et de laisser l'inefficacité s'installer comme norme.
Prelium vous accompagne pour cadrer, modéliser et digitaliser vos processus, puis piloter l’amélioration continue avec des indicateurs actionnables.
La solution ultime contre les interruptions et les erreurs en entreprise
Comment le Business Process Management peut transformer votre productivité collective
Le problème qui vous touche tous les jours
Combien de fois cette semaine avez-vous dû interrompre un collègue pour obtenir une information manquante ? À l'inverse, combien de fois avez-vous été dérangé par la même question répétitive sur un processus mal défini ?
Ces interruptions constantes, tout comme les erreurs récurrentes dans l'exécution des tâches, ne sont pas une fatalité. Elles sont le symptôme d'un manque de structuration des processus métiers.
La solution ? Le BPM (Business Process Management) - une méthodologie qui permet de modéliser, documenter et optimiser vos processus récurrents pour gagner en efficacité collective.
Les interruptions et les erreurs ne sont pas un problème individuel. Elles reflètent un problème de processus, donc une opportunité d’optimisation opérationnelle.
BPM en bref : ce qu'il faut savoir immédiatement
- Les interruptions constantes pour des clarifications
- Les erreurs récurrentes dans l'exécution des tâches
- La perte d'informations importantes
- Les décisions incohérentes pour des situations similaires
Qu'est-ce qu'un processus métier ? Définition et exemples
- Satisfaction d'une demande client
- Lancement d'un produit
- Suivi des demandes d'achat
- Intégration d'un nouvel employé
- Organisation d'un événement
Pour aller plus loin, consultez le guide : Modéliser les processus métier : un guide pratique.
3 exemples concrets : avant/après BPM
Exemple 1 : Gestion des réclamations clients
- Information éparpillée entre plusieurs personnes
- Décisions variables selon l'agent traitant
- Risque élevé de réclamation perdue ou mal traitée
- Client souvent dans l'incertitude
- Réception standardisée (formulaire unique)
- Enregistrement centralisé automatique
- Assignation selon règles prédéfinies
- Analyse avec checklist systématique
- Décision selon arbre de décision préétabli
- Communication automatique des mises à jour
Exemple 2 : Lancement d'un produit
- Coordination difficile entre services
- Retards fréquents dans les livrables
- Incohérences entre promesses marketing et réalité produit
- Problèmes qualité détectés tardivement
- Planification avec jalons clairs et responsables identifiés
- Conception avec validations intermédiaires obligatoires
- Production avec contrôles qualité intégrés à chaque étape
- Marketing aligné sur les fonctionnalités réelles du produit
- Distribution préparée en amont avec logistique optimisée
Exemple 3 : Suivi des demandes d'achat
- Quand intervenir (notifications automatiques)
- Quoi vérifier (checklist par étape)
- Comment valider (circuit d'approbation formalisé)
- Où trouver l'information (documentation centralisée)
Le BPM en profondeur : méthodologie et mise en œuvre
- Identifier : Quelles tâches répétitives consomment le plus de temps ou génèrent le plus d'erreurs ?
- Cartographier : Comment ces tâches sont-elles réellement exécutées aujourd'hui ? (Pas seulement la théorie)
- Analyser : Où sont les goulots d'étranglement, les redondances, les risques ?
- Réorganiser : Comment simplifier, automatiser, sécuriser le processus ?
- Implémenter et contrôler : Mettre en œuvre les améliorations et mesurer leur impact.
- Réduction du temps de traitement des tâches
- Diminution du taux d'erreur
- Baisse du nombre d'interruptions/interpellations
- Augmentation de la satisfaction client et employé
- Meilleure conformité réglementaire
Digitaliser avec un ERP : le multiplicateur d'efficacité
- L'automatisation des tâches répétitives (relances, notifications, approbations)
- La centralisation de l'information (plus de recherche dans les emails ou fichiers éparpillés)
- Le suivi en temps réel (où en est chaque dossier ? qui bloque ? pourquoi ?)
- L'analyse continue (identification automatique des points d'amélioration)
Prelium accompagne les entreprises dans l’optimisation opérationnelle : cadrage, cartographie, digitalisation et amélioration continue. Découvrir : Optimisation des processus.
Par où commencer ? Des approches progressives
- Colonnes : À faire / En cours / Terminé
- Cartes : Une par tâche ou processus
- Règles : Définies collectivement (qui fait quoi ? quand ? comment ?)
Problème : "La facturation prend toujours 3 jours de retard"
Pourquoi 1 ? → "Parce que les bons de commande arrivent incomplets"
Pourquoi 2 ? → "Parce que le formulaire de commande est ambigu"
Pourquoi 3 ? → "Parce qu'il n'a pas été mis à jour depuis 2 ans"
Solution évidente : Redesigner le formulaire et automatiser sa validation
Toutes les 2 semaines, 30 minutes pour répondre à :
- Qu'est-ce qui a bien fonctionné dans nos processus ?
- Qu'est-ce qui a été problématique ?
- Quelle amélioration simple pouvons-nous tester d'ici la prochaine fois ?
Conclusion : Le BPM n'est pas un luxe, c'est une nécessité compétitive
Dans un environnement économique de plus en plus exigeant, la différenciation par l'efficacité opérationnelle devient cruciale. Le BPM n'est pas une mode managériale, mais une approche pragmatique pour :
- Récupérer jusqu'à 20% du temps perdu en interruptions et corrections d'erreurs
- Créer un environnement de travail plus serein où chacun sait ce qu'il doit faire
- Améliorer continuellement grâce aux données concrètes sur l'exécution des processus
- Scaler votre organisation sans multiplier les problèmes de communication
Le plus grand risque n'est pas de mal modéliser un processus, c'est de ne pas modéliser du tout et de laisser l'inefficacité s'installer comme norme.
Prelium vous accompagne pour cadrer, modéliser et digitaliser vos processus, puis piloter l’amélioration continue avec des indicateurs actionnables.
Optimiser ses processus métiers pour améliorer la rentabilité de son entreprise