Changer de système de gestion intégré (ERP) est une étape cruciale pour toute entreprise souhaitant moderniser ses processus et rester compétitive. La migration depuis des logiciels obsolètes ou cloisonnés vers une solution ERP dernier cri représente un investissement conséquent. Pour bénéficier d'un ERP parfaitement opérationnel, il est indispensable de s'entourer des compétences d'un intégrateur spécialisé pour gérer :

• Le paramétrage
• La migration des données historiques
• La formation des utilisateurs

Bien que les coûts d'un changement d'ERP puissent sembler élevés, il existe des leviers financiers pour les entreprises désireuses de franchir ce cap numérique. Zoom sur les aides financières pour réduire la facture par deux.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, est un système de gestion intégrée qui permet d'automatiser et d'optimiser les processus de gestion d'une entreprise.

Un ERP regroupe les différentes fonctions de gestion d'une entreprise telles que :

• La gestion des relations clients, fournisseurs, employés, partenaires
• La gestion de la production et des opérations
• La gestion des approvisionnements et de la chaîne logistique
• La gestion financière et comptable
• La gestion des ressources humaines
• La gestion des ventes et de la distribution
• Etc.

L'objectif d'un ERP est d'intégrer l'ensemble de ces processus dans un système d'information unique et partagé, afin de faciliter la circulation de l'information, d'améliorer la collaboration entre les services et d'optimiser la gestion globale de l'entreprise.

Les principaux éditeurs d'ERP sont SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Odoo, etc. Le choix d'un ERP dépend de la taille de l'entreprise, de son secteur d'activité et de ses besoins spécifiques.

Des aides aux financements pour changer d'ERP comme l'aide Aden

Des aides sont disponibles pour financer le changement d'ERP, telles que l'aide ADEN (Aides pour le Développement de l'Emploi Numérique) de la Région Hauts-de-France. L'aide régionale pour le financement de l'investissement dans un nouvel ERP sous forme de subvention est régie par des taux d'intervention et des plafonds de dépenses éligibles. Voici les conditions à respecter :

• Le taux d'intervention est de 40% des investissements éligibles HT, avec un plancher de dépenses de 3 000€ et un plafond à 30 000€, ce qui représente une aide régionale comprise entre 1 200€ et 12 000€.
• Pour les dépenses d'investissements supérieures à 30 000€ et jusqu'à 50 000€, le taux d'intervention est réduit à 20%.
• Une entreprise ne peut soumettre qu'une seule demande d'aide dans le cadre de ce dispositif dans un délai de 2 ans. Cette règle s'applique également aux entreprises ayant déjà bénéficié des dispositifs CELE, INESS et INAC.

Les dépenses éligibles à cette subvention Aden sont  :

• Site de vente en ligne (création d'un nouveau site ou évolution d'un site vitrine en site e-commerce) ;
• Équipements en système de gestion de la relation client (GRC ou CRM en anglais) ;
• Équipements en système de gestion intégré (PGI ou ERP en anglais) ;
• Caisse enregistreuse numérique et connectée (dans le cadre d'un même projet, seule une caisse sera retenue dans la limite de 1500€ par matériel et devra être reliée à un projet de site e-commerce).

Les dépenses suivantes sont inéligibles pour l'aide régionale en matière de financement de l'investissement dans un nouvel ERP :

• Équipements en site web "vitrine" simple
• Acquisition de logiciels grand public (bureautique)
• Acquisitions par crédit-bail (leasing), locations ou abonnements
• Investissements en matière de cybersécurité, éligibles à d'autres dispositifs régionaux (ex : Pass Cyber Investissement - PCIN)
• Outils de webmarketing/référencement, SEO, SEA ou gestion de la relation client
• Équipements numériques ou connectés (ordinateurs, smartphones, tablettes, appareils photo, imprimantes, téléviseurs, etc.)
• Dépenses liées à la charte graphique, formations, contenus multimédias, création de contenu, abonnements à des outils de vente en ligne, plateformes Marketplace, annuaires, animation réseaux sociaux, applications mobiles, téléphonie, bornes Wi-Fi, bornes de commande ou monnayeurs automatiques.

Ces prestations doivent être réalisées par une entreprise tierce. L'acceptation de la demande d'aide se fait sur devis ou factures non acquittées, et le paiement sera effectué après acceptation du dossier, sur présentation de factures acquittées.

Les autres dépenses remboursables

Outre les subventions d'investissement, les entreprises peuvent également bénéficier d'aides pour la formation de leurs équipes au nouvel ERP. En effet, votre OPCA (Opérateur de Compétences) peut prendre en charge une partie des journées de formation à l'initiation et à l'usage des utilisateurs de l'ERP.

Prise en charge des formations :

Le montant de la prise en charge des formations en rapport avec le changement d'ERP dans le cadre du Plan de Développement des Compétences (ex-Plan de Formation) varie en fonction du secteur d'activité et de l'OPCO de votre entreprise. Pour avoir une estimation du montant de cette aide avant de soumettre votre demande à votre OPCO, visitez le site web https://www.opcoep.fr/criteres-de-financement. Cela vous donnera une idée de la contribution de votre OPCO à la formation de vos équipes pour l'utilisation du nouvel ERP, en fonction de votre situation spécifique.

Il est important de noter que l'entreprise de formation doit être certifiée Qualiopi pour bénéficier de cette aide. N'hésitez pas à vérifier si votre partenaire de formation, comme notre entreprise Hub2U, possède cette certification. Profitez de ces aides pour soutenir la transition de vos équipes vers l'utilisation efficace et productive de votre nouvel ERP.

Le crédit d’impôt formation du dirigeant 

Si vous êtes un dirigeant d'entreprise imposé sur vos bénéfices réels, vous pouvez bénéficier d'un crédit d'impôt formation. Cette aide n'est pas applicable si vous êtes auto-entrepreneur ou si vous êtes imposé selon le régime micro.

Le montant du crédit d'impôt formation est égal au produit du nombre d'heures de formation suivies par le dirigeant (limité à 40 heures maximum par année) par le taux horaire du salaire minimum. Pour 2023, ce montant peut atteindre 932 € si le dirigeant répond aux critères éligibles pour une formation de 40 heures, avec un doublement du crédit pour certaines TPE.

Le crédit d'impôt formation est attribué au titre de l'année en cours pour les entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés (IS) ou de l'impôt sur le revenu (IR). Si le montant du crédit excède l'impôt dû pour l'année, l'excédent est restitué.

Cumul des aides régionales et remboursement de formations :

En cumulant les aides régionales, telles que l'aide ADEN de la Région Hauts-de-France, et les remboursements de formations, comme le crédit d'impôt formation pour les dirigeants d'entreprises, vous pouvez réduire considérablement les coûts associés au déploiement d'un nouvel ERP. En combinant ces aides, vous pouvez obtenir un coût net pour le déploiement de l'ERP qui représente moins de 50% de son coût brut.

Il est également important de noter que les coûts liés à l'implémentation et au paramétrage de votre ERP constituent un investissement immobilisable, qui peut s'avérer bénéfique à long terme pour votre entreprise en améliorant l'efficacité de vos processus internes et en stimulant la croissance de votre activité.