Maîtriser le CRM Odoo : Le Guide Ultime en Questions-Réponses pour le Chef d'Entreprise
Cher dirigeant, vous êtes à la tête d’une entreprise en croissance, et la gestion de vos relations clients est passée du carnet d’adresses personnel à un défi stratégique complexe. Les termes CRM (Customer Relationship Management) et pipeline de vente ne sont plus de simples mots à la mode, mais des impératifs pour assurer la pérennité et l’expansion de votre activité. Odoo CRM, en tant que module intégré à une suite logicielle complète, offre une solution puissante pour centraliser toutes vos interactions commerciales, vous procurant une visibilité et un contrôle sans précédent sur votre moteur de croissance.
Nous avions déjà, dans un article précédent, listé toutes les fonctionnalités du CRM de la version 18 Odoo. Ici nous allons plus loin et vous proposons un guide complet sur comment utiliser le CRM pour vos équipes commerciales.
Tout d’abord, pourquoi devriez-vous définitivement abandonner vos feuilles de calcul et vos notes éparses pour un CRM comme Odoo ?
R : L’abandon des outils rudimentaires pour un système intégré comme Odoo CRM est un passage obligé pour toute entreprise visant la maturité et la croissance. Les feuilles de calcul sont statiques, isolées et ne permettent qu’une vue fragmentée de la réalité commerciale. Odoo CRM, en revanche, vous offre une plateforme dynamique et collaborative :
- Centralisation et traçabilité complète : Toutes les communications (e-mails, réunions, appels, notes internes) sont automatiquement liées à la fiche client. Fini le temps perdu à chercher des informations dans différentes boîtes de réception ou dossiers partagés. Chaque commercial dispose d’un historique client complet et instantané.
- Automatisation des tâches de suivi : Le système d’activités d’Odoo planifie et rappelle automatiquement les tâches de suivi (appels à faire, e-mails à envoyer, réunions à préparer). Cette automatisation garantit une discipline de suivi rigoureuse, réduisant drastiquement le risque de négligence d’un dossier.
- Prévision et fiabilité des données : En structurant vos données et en utilisant le lead scoring prédictif, Odoo vous fournit des estimations de revenus fiables basées sur la progression réelle des affaires dans votre pipeline. Ces prévisions sont essentielles pour la planification financière, l’allocation des ressources et la prise de décision stratégique (embauche, investissement).
Le pipeline de vente : la feuille de route de votre croissance
Q : À quoi sert concrètement d’organiser mes opportunités dans un pipeline, et comment cela impacte-t-il mes prévisions ?
R : Le pipeline de vente est la représentation visuelle, souvent sous forme de tableau Kanban, des étapes séquentielles que traverse un prospect (ou lead) avant de se transformer en client payant. L’organiser est un acte de gestion fondamental pour plusieurs raisons stratégiques :
| Avantage stratégique | Description détaillée et bénéfice pour le dirigeant |
|---|---|
| Visibilité et contrôle opérationnel | Le pipeline offre une vue d’ensemble instantanée de l’état de toutes vos affaires en cours. Vous voyez en temps réel combien d’opportunités sont en phase de « Qualification », de « Proposition » ou de « Négociation ». Cette transparence permet d’identifier immédiatement les goulots d’étranglement (les étapes où les affaires s’accumulent) et de prendre des mesures correctives rapides (formation, réallocation des ressources). |
| Prévisions financières quantifiables | C’est l’aspect le plus puissant. Chaque étape du pipeline est associée à une probabilité de succès (par défaut ou calculée par l’IA d’Odoo). Odoo calcule le revenu attendu en multipliant la valeur estimée de l’opportunité par cette probabilité. Cette métrique est la base de vos prévisions de trésorerie et de revenus, vous permettant de planifier avec précision l’avenir de votre entreprise. |
| Amélioration continue des processus | En analysant les données du pipeline (taux de conversion entre les étapes, temps moyen passé à chaque étape), vous identifiez les faiblesses de votre cycle de vente. Par exemple, un faible taux de conversion entre « Proposition » et « Négociation » peut indiquer un problème dans la qualité de vos offres ou un manque de préparation des commerciaux. |
| Évaluation objective de l’équipe | Le pipeline fournit des données objectives pour évaluer la performance de chaque commercial : taux de conversion personnel, vitesse de clôture, valeur moyenne des affaires. Cela permet une gestion d’équipe basée sur les faits et favorise une culture de la responsabilité et de la performance. |
Partie I : acquisition et qualification des leads dans Odoo CRM
La première étape de tout processus commercial est l’acquisition. Cette section détaille comment Odoo vous permet de capter, d’enrichir et de qualifier vos prospects, transformant les contacts bruts en opportunités concrètes.
1.1. Création de leads et d’opportunités
Q : Quelles sont les méthodes pour faire entrer un nouveau lead ou une nouvelle opportunité dans Odoo, et comment choisir la bonne ?
R : Odoo propose une approche multicanale pour la création de leads, garantissant qu’aucune source de contact n’est négligée. Le choix de la méthode dépend de l’origine du prospect :
A. Saisie manuelle et importation
Saisie manuelle : Pour les contacts issus d’un événement, d’une recommandation ou d’un appel entrant direct.
Naviguez vers CRM > Leads (si la fonction Leads est activée) ou CRM > Mon Pipeline.
Cliquez sur Nouveau et remplissez les champs essentiels : titre (doit être descriptif, ex. : « Projet de refonte de site web pour Acme Corp »), nom du contact, nom de l’entreprise, revenu attendu et priorité (étoiles).
Enrichissement : Dès la saisie du nom de l’entreprise, le système peut proposer d’utiliser Partner Autocomplete (voir 1.3) pour enrichir instantanément la fiche.
B. Création automatique via e-mail (alias)
Le rôle de l’alias e-mail : Chaque équipe de vente peut se voir attribuer un alias e-mail unique (ex. : ventes-b2b@votredomaine.com ).
Fonctionnement : Tout e-mail envoyé à cet alias crée automatiquement un lead ou une opportunité dans le pipeline de l’équipe correspondante. Le sujet de l’e-mail devient le titre du lead, et le corps du message est enregistré dans le chatter de la fiche, assurant une traçabilité immédiate.
Meilleure pratique : Utilisez ces alias sur vos cartes de visite, dans vos signatures d’e-mail et sur votre site web pour canaliser toutes les demandes entrantes directement dans le CRM.
C. Génération automatique via formulaires web
Intégration site web Odoo : Si vous utilisez le module Website d’Odoo, vous pouvez configurer n’importe quel formulaire de contact pour qu’il crée directement des leads ou des opportunités.
Accédez à votre page Contactez-nous via le module Website.
En mode Édition, sélectionnez le bloc de formulaire.
Dans les paramètres du formulaire, définissez l’action sur Créer une opportunité (ou un lead si la fonction est activée).
Vous pouvez ensuite choisir l’équipe de vente et le commercial par défaut pour l’attribution, assurant que le lead est immédiatement pris en charge.
1.2. Le processus Lead vs. Opportunité : l’étape de qualification
Q : Quelle est la distinction fondamentale entre un « lead » et une « opportunité » dans Odoo, et quand devrais-je utiliser l’étape de qualification des leads ?
R : La distinction est essentielle et repose sur le concept de qualification.
Un lead est un prospect non qualifié. C’est une information brute, un contact initial (un e-mail, un formulaire rempli) dont vous n’avez pas encore vérifié le besoin réel, le budget alloué, l’autorité d’achat (BANT – Budget, Authority, Need, Timeline) ou la pertinence pour votre offre.
Une opportunité est un lead qualifié. Vous avez confirmé qu’il existe un besoin avéré, un potentiel de vente, et que le prospect est suffisamment pertinent pour justifier l’investissement de temps d’un commercial.
Q : Dois-je activer la fonction « Leads » dans Odoo CRM ?
R : L’utilisation des leads est optionnelle et dépend de votre volume et de la complexité de votre qualification.
| volume | Recommandation | Justification |
|---|---|---|
| Volume élevé (Inbound) | Activer les leads | Nécessité d’une étape de filtrage formelle pour protéger le temps des commerciaux et s’assurer qu’ils ne travaillent que sur des affaires qualifiées. |
| Volume faible ou ventes complexes (Outbound) | Désactiver les leads | Si les commerciaux créent eux-mêmes des opportunités déjà qualifiées (Outbound), l’étape Lead peut être superflue. |
Pour activer la fonction : CRM > Configuration > Paramètres, cochez la case Leads (Ajouter une étape de qualification avant la création d’une opportunité).
Q : Comment se déroule la conversion d’un lead en opportunité, et que se passe-t-il avec la fiche contact ?
R : La conversion est l’acte de valider le potentiel commercial du lead.
Ouverture du lead : accédez à la fiche du lead (CRM > Leads).
Conversion : cliquez sur Convertir en opportunité.
Choix de l’action :
- Convertir en opportunité : crée une nouvelle opportunité dans le pipeline.
- Fusionner avec des opportunités existantes : si Odoo a détecté des doublons (voir 2.3), vous pouvez fusionner le lead avec une affaire déjà en cours.
Gestion du client : c’est une étape critique. Sous la section Client, vous devez décider du sort de la fiche contact :
- Créer un nouveau client : utilise les informations du lead pour créer une nouvelle fiche contact dans l’application Contacts.
- Lier à un client existant : associe l’opportunité à un contact déjà présent dans votre base de données (utile pour les leads provenant de clients existants).
- Ne pas lier à un client : convertit le lead sans créer ou lier de contact (rarement recommandé).
1.3. Enrichissement et prospection : les outils IAP d’Odoo
Q : Comment Odoo peut-il m’aider à enrichir les informations sur mes contacts pour améliorer la qualification sans effort manuel ?
R : Odoo propose la fonction Partner Autocomplete, un service IAP (In-App Purchase) qui automatise l’enrichissement des données d’entreprise.
Mécanisme d’enrichissement : Lorsque vous saisissez le nom d’une nouvelle entreprise (ou son numéro de TVA), Odoo interroge des bases de données externes et suggère des correspondances. En sélectionnant une, la fiche contact est instantanément complétée avec des données corporatives fiables :
- Nom légal complet et logo de l’entreprise.
- Adresse physique et localisation géographique.
- Numéro de téléphone et numéro de TVA (Tax ID).
- Secteur d’activité (souvent via des tags UNSPSC).
Avantage stratégique : Cet enrichissement immédiat améliore la qualité de vos données, facilite la segmentation (par taille, secteur) et permet une attribution plus précise des leads (par territoire).
Q : Puis-je générer de nouveaux leads ciblés (prospection sortante) directement depuis Odoo, et comment fonctionne le ciblage ?
R : Oui, la fonction Lead Mining est l’outil d’Odoo pour la prospection sortante (Outbound), également disponible via crédits IAP. Elle vous permet de cibler des entreprises qui correspondent parfaitement à votre profil client idéal.
Configuration : activez Lead Mining dans CRM > Configuration > Paramètres.
Génération : cliquez sur Générer des leads dans le pipeline ou la vue Leads.
Définition du profil idéal : vous définissez vos critères de ciblage avec une grande granularité :
- Géographie : pays et États spécifiques.
- Industrie : secteurs d’activité pertinents.
- Taille de l’entreprise : fourchette de nombre d’employés (ex. : 50 à 200 employés).
- Cible contact : vous pouvez choisir de générer des leads pour les entreprises uniquement ou pour les entreprises et leurs contacts (avec filtres par rôle ou ancienneté), cette dernière option étant plus coûteuse en crédits.
Attribution : les leads générés sont immédiatement attribués à l’équipe de vente et au commercial désignés, prêts à être contactés.
Prelium est partenaire officiel Odoo, avec une approche adaptée à chaque secteur d’activité. Nous maîtrisons le paramétrage d’Odoo et de son CRM, ainsi que son intégration fluide avec les autres modules — notamment la gestion des devis — pour vous offrir une configuration parfaitement alignée sur les spécificités de votre métier.
Besoin d’aide à paramétrer le CRM Odoo ?
Partie II : organisation et maîtrise du pipeline de vente Odoo
Une fois les leads acquis et qualifiés, il est impératif de les gérer dans un environnement structuré. Cette partie détaille la personnalisation de votre pipeline, la gestion des équipes et les pratiques pour maintenir la propreté de votre base de données.
2.1. Structure du pipeline : personnalisation des étapes
Q : Comment puis-je personnaliser les étapes de mon pipeline Kanban pour qu’elles reflètent fidèlement mon processus de vente ?
R : La personnalisation des étapes est l’acte le plus important pour aligner Odoo CRM sur votre réalité commerciale. Chaque colonne du tableau Kanban représente une étape (stage) qui doit marquer une progression significative, idéalement déclenchée par une action client.
Accès et modification : dans la vue Pipeline (Kanban), cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage) en haut d’une colonne, puis Modifier l’étape.
Configuration avancée des étapes :
- Probabilité par défaut : attribuez un pourcentage de chance de succès à cette étape (ex. : 10 % pour la Qualification, 90 % pour la Négociation Finale). Cette valeur est essentielle pour le calcul du revenu attendu.
- Exiger une raison de perte : cochez cette option pour forcer le commercial à documenter la raison si l’opportunité est déplacée de cette étape vers l’état « Perdu ». Cette discipline est cruciale pour l’analyse gain/perte.
- E-mail de confirmation : vous pouvez associer un modèle d’e-mail qui sera automatiquement envoyé au client lorsque l’opportunité atteint cette étape (ex. : un e-mail de remerciement après l’envoi d’une proposition).
Q : Quelle est la règle d’or pour déterminer le nombre idéal d’étapes dans mon pipeline ?
R : L’efficacité d’un pipeline réside dans son équilibre entre simplicité et précision.
| Nombre d’étapes | Recommandation | Impact |
|---|---|---|
| 3 à 5 étapes | Idéal pour la majorité des PME avec des cycles de vente courts ou modérés. | Clarté maximale, faible friction pour les commerciaux, facilite l’adoption rapide du CRM. |
| 6 à 8 étapes | Recommandé pour les cycles de vente longs et complexes (ex. : B2B, projets d’ingénierie). | Permet une analyse très fine des points de friction et des taux de conversion intermédiaires. |
| > 8 étapes | À éviter | Risque de « fatigue du commercial » (trop de clics), surcharge cognitive, et risque de mauvaise utilisation du système. |
2.2. Gestion des équipes de vente et des utilisateurs
Q : Comment les équipes de vente dans Odoo m’aident-elles à segmenter mon marché et à gérer mes objectifs ?
R : Les équipes de vente (Sales Teams) sont l’outil de segmentation organisationnelle d’Odoo. Elles permettent de :
- Segmenter le pipeline : chaque équipe peut avoir son propre pipeline (ou partager des étapes), ce qui est idéal pour séparer les ventes B2B des ventes B2C, ou les ventes nationales des ventes internationales.
- Attribuer des objectifs : si le module Ventes est installé, vous pouvez définir un objectif de facturation mensuel pour chaque équipe. Odoo affichera une barre de progression sur le tableau de bord, motivant l’équipe.
- Gérer l’attribution : les règles d’attribution des leads (voir 3.2) sont définies au niveau de l’équipe.
Q : Comment créer et configurer une équipe de vente ?
Naviguez vers CRM > Configuration > Équipes de vente.
Cliquez sur Nouveau et définissez :
- Nom de l’équipe (ex. : « Ventes Région Sud-Est »).
- Chef d’équipe (responsable de la supervision et du reporting).
- Alias e-mail (pour la création automatique de leads).
Ajout des membres : sous l’onglet Membres, ajoutez les commerciaux. Vous pouvez y définir des limites sur le nombre de leads que chaque commercial peut se voir attribuer sur une période (ex. : 30 jours), ce qui est essentiel pour l’équité de la charge de travail.
Q : Un commercial peut-il travailler pour plusieurs équipes de vente ?
R : Oui, c’est possible grâce à l’option Multi Teams. Vous devez l’activer dans CRM > Configuration > Paramètres pour permettre à un commercial d’être membre de plusieurs équipes de vente simultanément.
2.3. Maintenir la propreté du pipeline : le dédoublonnage
Q : Comment Odoo gère-t-il les doublons de leads et d’opportunités, et quel est le processus de fusion ?
R : La détection et la fusion des doublons sont cruciales pour la qualité des données et pour éviter que deux commerciaux ne travaillent sur la même affaire. Odoo identifie les leads et opportunités similaires en comparant l’adresse e-mail et le numéro de téléphone du contact associé.
Identification automatique : si un doublon potentiel est trouvé, un bouton intelligent Leads similaires apparaît en haut de la fiche de l’opportunité ou du lead.
Processus de fusion :
- Cliquez sur le bouton Leads similaires pour comparer les fiches.
- Passez à la vue Liste et sélectionnez les enregistrements à fusionner.
- Cliquez sur Actions > Fusionner.
Règle de priorité : lors de la fusion, Odoo conserve l’enregistrement créé en premier et y agrège les informations des autres (notes, activités, e-mails). L’enregistrement résultant est toujours une opportunité si un lead et une opportunité sont fusionnés.
Attribution : vous devez sélectionner le commercial et l’équipe de vente finaux pour l’opportunité fusionnée.
Q : Dans quels cas spécifiques devrais-je éviter de fusionner des leads similaires ?
R : Bien que la fusion soit la règle, il existe des exceptions où la prudence est de mise :
- Contacts différents dans la même organisation : si les leads proviennent de personnes différentes au sein de la même entreprise (ex. : un lead du service A et un lead du service B), ils peuvent représenter des besoins distincts et nécessiter un suivi séparé.
- Leads actifs vs. leads perdus : si vous fusionnez un lead perdu avec un lead actif, le résultat sera un lead actif. Assurez-vous que l’information du lead perdu (raison de la perte) est bien documentée dans le chatter avant de procéder.
2.4. Gestion des opportunités perdues : l’analyse de l’échec
Q : Comment marquer une opportunité comme « Perdue » et pourquoi cette étape est-elle une source d’information stratégique ?
R : Marquer une opportunité comme perdue (Lost) est un acte de gestion essentiel pour deux raisons : maintenir la clarté de votre pipeline (en retirant les affaires non pertinentes) et, surtout, générer des données d’analyse précieuses.
Processus de marquage :
- Ouvrez la fiche de l’opportunité.
- Cliquez sur le bouton Perdu.
La raison de la perte : c’est l’information la plus critique. Dans la fenêtre contextuelle, vous devez choisir ou créer une Raison de la perte (Lost Reason). Les raisons doivent être standardisées (ex. : « Prix trop élevé », « Compétiteur choisi », « Besoin non immédiat »).
Note de clôture : ajoutez une note de clôture détaillée pour la traçabilité.
Q : Comment gérer les raisons de perte et les utiliser pour l’analyse ?
R :
- Gestion : les raisons de perte sont gérées dans CRM > Configuration > Raisons de perte. Maintenez cette liste courte et pertinente.
- Analyse : le rapport gain/perte (Win/Loss) utilise ces données pour vous montrer les tendances de vos échecs commerciaux. Cette analyse est la base de l’amélioration de votre offre et de votre ciblage.
2.5. Gestion quotidienne de l’opportunité et productivité commerciale
Cette section répond aux questions pratiques sur la manière dont le commercial interagit quotidiennement avec la fiche d’opportunité et le pipeline.
Q : Comment créer une nouvelle opportunité et la gérer visuellement dans le pipeline ?
R : La création manuelle d’une opportunité est simple (voir 1.1), mais sa gestion est rendue intuitive par la vue Kanban :
- Création rapide : dans la vue Pipeline (CRM > Mon Pipeline), cliquez sur le bouton + dans la colonne de l’étape initiale (ex. : « Nouveau »). Renseignez le nom de l’opportunité, le client ou société, le montant estimé et le taux de probabilité de réussite initial.
- Gestion visuelle : la vue Kanban permet de faire glisser la carte d’une opportunité d’une colonne à l’autre. Ce simple geste fait évoluer l’opportunité dans le processus de vente et met à jour automatiquement sa probabilité de succès (si le lead scoring est désactivé ou si la probabilité par défaut de l’étape est utilisée).
- Détails de la fiche : en cliquant sur la carte, vous accédez à la fiche complète, où vous pouvez renseigner des informations plus détaillées (source, campagne, tags, etc.).
Q : Comment le commercial peut-il planifier et suivre ses actions pour ne rien oublier ?
R : Le système de planification d’activités est le cœur de la discipline commerciale dans Odoo.
- Planifier une activité : depuis la fiche d’opportunité, utilisez le bouton Planifier une activité (souvent représenté par une horloge ou un bouton « + ») dans le chatter (zone de communication interne).
- Sélectionnez le type : appel, e-mail, réunion, tâche, démo, etc.
- Définissez les détails : choisissez la date, l’heure et le responsable (le commercial lui-même ou un collègue).
- Renseignez le résumé : soyez précis (ex. : « Appel de suivi pour confirmer la réception du devis »).
Suivi visuel dans le pipeline : un symbole d’activité apparaît sur chaque carte d’opportunité dans la vue Kanban, indiquant l’état de la prochaine action planifiée :
- 🟥 Rouge : l’activité est en retard (Past Due). Action immédiate requise.
- 🟨 Jaune : l’activité est due aujourd’hui.
- 🟩 Vert : l’activité est planifiée pour l’avenir.
Automatisation des relances : Odoo permet d’automatiser la création d’activités. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour que l’envoi d’un devis déclenche automatiquement la création d’une activité « Appel de relance » planifiée 3 jours plus tard.
2.6. Personnalisation avancée de la fiche opportunité avec Odoo Studio
Q : Comment puis-je ajouter des champs spécifiques à la fiche opportunité pour collecter des données uniques à mon activité ?
R : Odoo Studio est l’outil de personnalisation graphique qui permet aux utilisateurs sans compétence technique d’adapter l’interface.
- Accès à Studio : ouvrez une fiche d’opportunité et cliquez sur l’icône Studio (souvent un pinceau ou une palette) en haut à droite.
- Ajout de champs : dans l’interface Studio, vous pouvez glisser-déposer de nouveaux champs (texte, numérique, date, sélection, etc.) sur la fiche.
- Champs liés (Related Fields) : c’est une fonctionnalité puissante. Vous pouvez ajouter un champ qui affiche une information provenant directement de la fiche contact liée à l’opportunité (ex. : le secteur d’activité du client, son chiffre d’affaires). Cela évite la ressaisie et garantit que l’information est toujours à jour.
Q : Comment m’assurer que les informations saisies dans la fiche opportunité se reportent automatiquement dans le devis pour faciliter sa création ?
R : L’intégration entre le CRM et le module Ventes permet de fluidifier la création de documents commerciaux.
- Création du champ personnalisé : utilisez Odoo Studio pour créer un champ sur la fiche opportunité (ex. : x_conditions_speciales).
- Report automatique dans le devis : lors de la création du devis à partir de l’opportunité (bouton Nouveau devis), Odoo transfère automatiquement les informations standard. Pour les champs personnalisés, vous pouvez configurer des règles d’automatisation ou utiliser Odoo Studio pour lier ce champ à un champ correspondant sur le modèle de devis.
- Avantage : en centralisant la saisie des données spécifiques au projet (ex. : date de livraison souhaitée, conditions de paiement spécifiques) dans la fiche opportunité, le commercial gagne un temps précieux lors de la création du devis, réduisant les erreurs et accélérant le cycle de vente.
Partie III : suivi, notation et automatisation
Cette section explore les fonctionnalités intelligentes d’Odoo qui vous permettent de prioriser les affaires les plus prometteuses et d’automatiser l’attribution des leads pour une efficacité maximale.
3.1. Notation prédictive des leads (Predictive Lead Scoring)
Q : Qu’est-ce que le lead scoring et comment l’intelligence artificielle d’Odoo calcule-t-elle la probabilité de succès d’une affaire ?
R : Le lead scoring est un modèle d’apprentissage automatique (Machine Learning) intégré qui attribue un score de probabilité de succès à chaque lead ou opportunité. Ce score est une estimation dynamique de la chance que l’affaire se concrétise.
Méthode scientifique : Odoo utilise le modèle de probabilité de Bayes naïf. Ce modèle s’entraîne sur vos propres données historiques (les opportunités que vous avez gagnées et perdues par le passé) pour identifier les schémas de succès. Plus vous utilisez Odoo, plus le modèle devient précis.
Variables clés du calcul : le score est influencé par de multiples facteurs, dont :
- L’étape actuelle dans le pipeline (plus l’affaire avance, plus la probabilité augmente).
- L’équipe de vente assignée.
- Des variables optionnelles que vous pouvez activer : le pays, la source du lead, la qualité du téléphone/e-mail (vérification de la validité), la langue et les tags appliqués.
Q : Que se passe-t-il si je modifie manuellement la probabilité de succès d’une opportunité ?
R : La probabilité est affichée sur la fiche de l’opportunité et se met à jour automatiquement. Si vous cliquez sur le pourcentage et le modifiez manuellement, l’automatisation du lead scoring est désactivée pour cette opportunité spécifique. L’opportunité ne bénéficiera plus des mises à jour automatiques basées sur sa progression. Pour réactiver l’automatisation, vous devrez cliquer sur l’icône d’engrenage à côté du pourcentage.
3.2. Attribution des leads basée sur des règles
Q : Comment puis-je m’assurer que les leads les plus prometteurs sont automatiquement attribués aux bons commerciaux ?
R : L’attribution basée sur des règles est la fonctionnalité qui utilise le lead scoring pour automatiser la répartition des leads.
Activation : activez l’option dans CRM > Configuration > Paramètres.
Mode d’exécution : choisissez si l’attribution doit être exécutée manuellement (déclenchée par un manager) ou répétitivement (automatiquement, selon une fréquence définie).
Configuration des règles : les règles sont définies au niveau de l’équipe de vente pour cibler les leads qui correspondent à leur expertise :
- Allez dans la configuration de votre équipe de vente (CRM > Configuration > Équipes de vente).
- Sous Règles d’attribution, cliquez sur Modifier le domaine (Edit Domain).
- Vous pouvez créer des filtres complexes basés sur n’importe quel champ du lead. Par exemple, pour attribuer à l’équipe « Grands Comptes » uniquement les leads avec une forte probabilité et un revenu attendu élevé :
- Filtre 1 : probabilité ≥ 50
- Filtre 2 : revenu attendu > 10 000 €
Q : Comment gérer l’équité de la charge de travail lors de l’attribution automatique ?
R : Odoo permet de définir des limites de leads par commercial (voir 2.2). De plus, vous pouvez exclure un commercial de l’attribution automatique en cochant l’option Ignorer l’attribution automatique (Skip auto assignment) sur sa fiche membre d’équipe. Cela garantit que les commerciaux surchargés ne reçoivent pas de nouveaux leads tant qu’ils n’ont pas traité leurs affaires en cours.
3.3. Création et envoi de devis (quotations)
Q : Comment le CRM Odoo facilite-t-il la transition entre une opportunité et l’envoi d’une proposition commerciale formelle ?
R : L’intégration avec le module Ventes est la clé. Odoo permet de générer des devis (quotations) directement depuis la fiche de l’opportunité.
- Déclenchement : ouvrez la fiche de l’opportunité et cliquez sur le bouton Nouveau devis.
- Liaison client : si le client n’est pas encore lié à l’opportunité, Odoo vous demandera de le créer ou de le lier à un contact existant.
- Détails du devis : vous accédez à un formulaire de devis pré-rempli avec les informations du client. Vous pouvez :
- Sélectionner un modèle de devis préconfiguré.
- Définir la date d’expiration et les conditions de paiement.
- Ajouter les lignes de commande (produits et services).
- Envoi : cliquez sur Envoyer par e-mail. Odoo génère automatiquement un PDF du devis, l’attache à un modèle d’e-mail personnalisable et l’envoie au client. Une copie de l’échange est enregistrée dans le chatter de l’opportunité.
Partie IV : analyse et rapports de performance
Le véritable pouvoir d’un CRM réside dans sa capacité à transformer les données brutes en informations exploitables. Cette section détaille les rapports essentiels pour le pilotage de votre activité commerciale.
4.1. Le rapport sur les leads non traités (Unattended Leads Report)
Q : En tant que manager, comment puis-je m’assurer qu’aucun lead n’est négligé par mon équipe ?
R : Le rapport sur les leads non traités est l’outil de discipline par excellence. Il est conçu pour identifier les leads ou opportunités pour lesquels les activités planifiées sont dues ou en retard.
Q : Comment générer ce rapport pour un suivi quotidien ?
Naviguez vers CRM > Rapports > Pipeline.
Supprimez les filtres par défaut.
Ajoutez un filtre personnalisé (Add Custom Filter) avec la condition : Activités > Date d’échéance ≤ Aujourd’hui.
Analyse managériale : regroupez les résultats par commercial pour obtenir une liste des affaires en souffrance pour chaque membre de l’équipe. Cela permet d’intervenir rapidement, soit en rappelant le commercial, soit en réattribuant l’affaire.
4.2. Analyse de la qualité des leads et de l’attribution
Q : Comment déterminer quelles sources de leads sont les plus rentables pour mon entreprise ?
R : Le rapport sur les leads de qualité est l’outil qui relie vos efforts marketing à vos résultats commerciaux. Il analyse la performance des leads en fonction de leur source (ex. : Google Ads, campagne e-mail, Lead Mining) et de leur canal marketing.
Métriques clés : ce rapport vous permet de calculer et de comparer :
- Le taux de conversion (lead vers opportunité).
- Le taux de succès (opportunité vers vente gagnée).
- Le revenu moyen par lead pour chaque source.
Décision stratégique : en connaissant le ROI de chaque source, vous pouvez allouer votre budget marketing de manière chirurgicale, en investissant davantage dans les canaux qui génèrent les leads les plus qualifiés et les plus rentables.
Q : Comment vérifier l’équité et l’efficacité de la répartition des leads entre mes commerciaux ?
R : Le rapport de distribution des leads est indispensable si vous utilisez l’attribution basée sur des règles. Il montre la répartition des leads assignés à chaque commercial sur une période donnée.
Vérification d’équité : il vous permet de vous assurer que la charge de travail est équilibrée et qu’aucun commercial n’est injustement surchargé ou sous-utilisé.
Audit des règles : si un commercial reçoit des leads qui ne correspondent pas à son domaine d’expertise, ce rapport signale un problème dans la configuration de vos règles d’attribution.
4.3. Analyse gain/perte (Win/Loss Analysis)
Q : Comment transformer les échecs commerciaux en opportunités d’amélioration stratégique ?
R : Le rapport gain/perte est l’outil qui transforme les défaites en données exploitables. Il est directement alimenté par les raisons de perte que vos commerciaux ont documentées (voir 2.4).
Utilisation : le rapport présente une ventilation des opportunités perdues par raison.
Interprétation et action :
- Si la raison dominante est « Prix trop élevé », cela peut indiquer un besoin de revoir votre positionnement tarifaire ou de mieux cibler les prospects ayant un budget suffisant.
- Si c’est « Compétiteur choisi », cela nécessite une analyse concurrentielle approfondie de l’offre gagnante.
- Si c’est « Manque de fonctionnalité », cela fournit une information précieuse à votre équipe de développement produit.
Partie V : optimisation quotidienne et productivité
Cette dernière partie se concentre sur les outils qui, au quotidien, rendent le travail du commercial plus fluide, plus collaboratif et plus motivant.
5.1. Utilisation avancée des activités et du chatter
Q : Comment les commerciaux peuvent-ils utiliser le système d’activités pour maximiser leur productivité et leur concentration ?
R : Le système d’activités est le cœur de la productivité individuelle.
Priorisation visuelle : le commercial commence sa journée en consultant son tableau de bord des activités (accessible via l’icône d’horloge). Le code couleur (rouge pour les retards, jaune pour le jour, vert pour le futur) lui permet de se concentrer immédiatement sur les tâches critiques.
Discipline de suivi : chaque interaction (appel, e-mail) doit être suivie de la planification d’une prochaine activité. Cela crée une chaîne de suivi ininterrompue, garantissant qu’aucune affaire ne stagne.
Le chatter comme journal de bord : le chatter est le journal de bord de l’opportunité. Il ne sert pas seulement à enregistrer les e-mails, mais aussi à documenter les décisions clés, les notes de réunion et les mentions (@commercial) pour la collaboration interne.
5.2. Gamification du CRM : motiver par le jeu
Q : Comment puis-je utiliser la gamification dans Odoo pour stimuler la performance et l’engagement de mon équipe de vente ?
R : Le module de gamification utilise des principes de jeu pour motiver les équipes et encourager les comportements alignés sur les objectifs de l’entreprise.
- Définition d’objectifs (Goals) : créez des objectifs mesurables (ex. : « Nombre d’appels effectués », « Nombre de devis envoyés », « Revenu total généré »).
- Création de défis (Challenges) : lancez des compétitions amicales entre commerciaux ou équipes (ex. : « Qui atteindra le premier 100 % de son objectif de revenu ce mois-ci ? »).
- Récompenses et reconnaissance : attribuez des badges, des points et des classements pour les réalisations. La reconnaissance publique des meilleurs performeurs est un puissant levier de motivation.
Impact : la gamification rend le travail plus engageant, favorise la saine compétition et assure que les actions quotidiennes des commerciaux sont directement liées aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
Conclusion : Odoo CRM, votre moteur de croissance prévisible
Pour le chef d’entreprise, la maîtrise du CRM Odoo est synonyme de croissance prévisible. En structurant votre processus commercial autour de cet outil, vous remplacez l’intuition et le chaos par la donnée et la discipline.
Les fonctionnalités détaillées dans ce guide — de l’acquisition ciblée via Lead Mining à l’analyse stratégique via le rapport gain/perte — vous donnent les moyens de :
- Optimiser l’allocation des ressources : en sachant quelles sources de leads sont les plus rentables et quels commerciaux sont les plus efficaces.
- Améliorer l’offre produit : en comprenant précisément pourquoi vos prospects choisissent la concurrence.
- Assurer la discipline commerciale : en utilisant les activités et les rapports sur les leads non traités pour garantir un suivi rigoureux.
Odoo CRM n’est pas seulement un logiciel ; c’est une méthodologie de vente intégrée qui, une fois maîtrisée, devient le pilier de votre succès commercial durable.
Maîtriser le CRM Odoo : Le Guide Ultime en Questions-Réponses pour le Chef d'Entreprise
Cher dirigeant, vous êtes à la tête d’une entreprise en croissance, et la gestion de vos relations clients est passée du carnet d’adresses personnel à un défi stratégique complexe. Les termes CRM (Customer Relationship Management) et pipeline de vente ne sont plus de simples mots à la mode, mais des impératifs pour assurer la pérennité et l’expansion de votre activité. Odoo CRM, en tant que module intégré à une suite logicielle complète, offre une solution puissante pour centraliser toutes vos interactions commerciales, vous procurant une visibilité et un contrôle sans précédent sur votre moteur de croissance.
Nous avions déjà, dans un article précédent, listé toutes les fonctionnalités du CRM de la version 18 Odoo. Ici nous allons plus loin et vous proposons un guide complet sur comment utiliser le CRM pour vos équipes commerciales.
Tout d’abord, pourquoi devriez-vous définitivement abandonner vos feuilles de calcul et vos notes éparses pour un CRM comme Odoo ?
R : L’abandon des outils rudimentaires pour un système intégré comme Odoo CRM est un passage obligé pour toute entreprise visant la maturité et la croissance. Les feuilles de calcul sont statiques, isolées et ne permettent qu’une vue fragmentée de la réalité commerciale. Odoo CRM, en revanche, vous offre une plateforme dynamique et collaborative :
- Centralisation et traçabilité complète : Toutes les communications (e-mails, réunions, appels, notes internes) sont automatiquement liées à la fiche client. Fini le temps perdu à chercher des informations dans différentes boîtes de réception ou dossiers partagés. Chaque commercial dispose d’un historique client complet et instantané.
- Automatisation des tâches de suivi : Le système d’activités d’Odoo planifie et rappelle automatiquement les tâches de suivi (appels à faire, e-mails à envoyer, réunions à préparer). Cette automatisation garantit une discipline de suivi rigoureuse, réduisant drastiquement le risque de négligence d’un dossier.
- Prévision et fiabilité des données : En structurant vos données et en utilisant le lead scoring prédictif, Odoo vous fournit des estimations de revenus fiables basées sur la progression réelle des affaires dans votre pipeline. Ces prévisions sont essentielles pour la planification financière, l’allocation des ressources et la prise de décision stratégique (embauche, investissement).
Le pipeline de vente : la feuille de route de votre croissance
Q : À quoi sert concrètement d’organiser mes opportunités dans un pipeline, et comment cela impacte-t-il mes prévisions ?
R : Le pipeline de vente est la représentation visuelle, souvent sous forme de tableau Kanban, des étapes séquentielles que traverse un prospect (ou lead) avant de se transformer en client payant. L’organiser est un acte de gestion fondamental pour plusieurs raisons stratégiques :
| Avantage stratégique | Description détaillée et bénéfice pour le dirigeant |
|---|---|
| Visibilité et contrôle opérationnel | Le pipeline offre une vue d’ensemble instantanée de l’état de toutes vos affaires en cours. Vous voyez en temps réel combien d’opportunités sont en phase de « Qualification », de « Proposition » ou de « Négociation ». Cette transparence permet d’identifier immédiatement les goulots d’étranglement (les étapes où les affaires s’accumulent) et de prendre des mesures correctives rapides (formation, réallocation des ressources). |
| Prévisions financières quantifiables | C’est l’aspect le plus puissant. Chaque étape du pipeline est associée à une probabilité de succès (par défaut ou calculée par l’IA d’Odoo). Odoo calcule le revenu attendu en multipliant la valeur estimée de l’opportunité par cette probabilité. Cette métrique est la base de vos prévisions de trésorerie et de revenus, vous permettant de planifier avec précision l’avenir de votre entreprise. |
| Amélioration continue des processus | En analysant les données du pipeline (taux de conversion entre les étapes, temps moyen passé à chaque étape), vous identifiez les faiblesses de votre cycle de vente. Par exemple, un faible taux de conversion entre « Proposition » et « Négociation » peut indiquer un problème dans la qualité de vos offres ou un manque de préparation des commerciaux. |
| Évaluation objective de l’équipe | Le pipeline fournit des données objectives pour évaluer la performance de chaque commercial : taux de conversion personnel, vitesse de clôture, valeur moyenne des affaires. Cela permet une gestion d’équipe basée sur les faits et favorise une culture de la responsabilité et de la performance. |
Partie I : acquisition et qualification des leads dans Odoo CRM
La première étape de tout processus commercial est l’acquisition. Cette section détaille comment Odoo vous permet de capter, d’enrichir et de qualifier vos prospects, transformant les contacts bruts en opportunités concrètes.
1.1. Création de leads et d’opportunités
Q : Quelles sont les méthodes pour faire entrer un nouveau lead ou une nouvelle opportunité dans Odoo, et comment choisir la bonne ?
R : Odoo propose une approche multicanale pour la création de leads, garantissant qu’aucune source de contact n’est négligée. Le choix de la méthode dépend de l’origine du prospect :
A. Saisie manuelle et importation
Saisie manuelle : Pour les contacts issus d’un événement, d’une recommandation ou d’un appel entrant direct.
Naviguez vers CRM > Leads (si la fonction Leads est activée) ou CRM > Mon Pipeline.
Cliquez sur Nouveau et remplissez les champs essentiels : titre (doit être descriptif, ex. : « Projet de refonte de site web pour Acme Corp »), nom du contact, nom de l’entreprise, revenu attendu et priorité (étoiles).
Enrichissement : Dès la saisie du nom de l’entreprise, le système peut proposer d’utiliser Partner Autocomplete (voir 1.3) pour enrichir instantanément la fiche.
B. Création automatique via e-mail (alias)
Le rôle de l’alias e-mail : Chaque équipe de vente peut se voir attribuer un alias e-mail unique (ex. : ventes-b2b@votredomaine.com ).
Fonctionnement : Tout e-mail envoyé à cet alias crée automatiquement un lead ou une opportunité dans le pipeline de l’équipe correspondante. Le sujet de l’e-mail devient le titre du lead, et le corps du message est enregistré dans le chatter de la fiche, assurant une traçabilité immédiate.
Meilleure pratique : Utilisez ces alias sur vos cartes de visite, dans vos signatures d’e-mail et sur votre site web pour canaliser toutes les demandes entrantes directement dans le CRM.
C. Génération automatique via formulaires web
Intégration site web Odoo : Si vous utilisez le module Website d’Odoo, vous pouvez configurer n’importe quel formulaire de contact pour qu’il crée directement des leads ou des opportunités.
Accédez à votre page Contactez-nous via le module Website.
En mode Édition, sélectionnez le bloc de formulaire.
Dans les paramètres du formulaire, définissez l’action sur Créer une opportunité (ou un lead si la fonction est activée).
Vous pouvez ensuite choisir l’équipe de vente et le commercial par défaut pour l’attribution, assurant que le lead est immédiatement pris en charge.
1.2. Le processus Lead vs. Opportunité : l’étape de qualification
Q : Quelle est la distinction fondamentale entre un « lead » et une « opportunité » dans Odoo, et quand devrais-je utiliser l’étape de qualification des leads ?
R : La distinction est essentielle et repose sur le concept de qualification.
Un lead est un prospect non qualifié. C’est une information brute, un contact initial (un e-mail, un formulaire rempli) dont vous n’avez pas encore vérifié le besoin réel, le budget alloué, l’autorité d’achat (BANT – Budget, Authority, Need, Timeline) ou la pertinence pour votre offre.
Une opportunité est un lead qualifié. Vous avez confirmé qu’il existe un besoin avéré, un potentiel de vente, et que le prospect est suffisamment pertinent pour justifier l’investissement de temps d’un commercial.
Q : Dois-je activer la fonction « Leads » dans Odoo CRM ?
R : L’utilisation des leads est optionnelle et dépend de votre volume et de la complexité de votre qualification.
| volume | Recommandation | Justification |
|---|---|---|
| Volume élevé (Inbound) | Activer les leads | Nécessité d’une étape de filtrage formelle pour protéger le temps des commerciaux et s’assurer qu’ils ne travaillent que sur des affaires qualifiées. |
| Volume faible ou ventes complexes (Outbound) | Désactiver les leads | Si les commerciaux créent eux-mêmes des opportunités déjà qualifiées (Outbound), l’étape Lead peut être superflue. |
Pour activer la fonction : CRM > Configuration > Paramètres, cochez la case Leads (Ajouter une étape de qualification avant la création d’une opportunité).
Q : Comment se déroule la conversion d’un lead en opportunité, et que se passe-t-il avec la fiche contact ?
R : La conversion est l’acte de valider le potentiel commercial du lead.
Ouverture du lead : accédez à la fiche du lead (CRM > Leads).
Conversion : cliquez sur Convertir en opportunité.
Choix de l’action :
- Convertir en opportunité : crée une nouvelle opportunité dans le pipeline.
- Fusionner avec des opportunités existantes : si Odoo a détecté des doublons (voir 2.3), vous pouvez fusionner le lead avec une affaire déjà en cours.
Gestion du client : c’est une étape critique. Sous la section Client, vous devez décider du sort de la fiche contact :
- Créer un nouveau client : utilise les informations du lead pour créer une nouvelle fiche contact dans l’application Contacts.
- Lier à un client existant : associe l’opportunité à un contact déjà présent dans votre base de données (utile pour les leads provenant de clients existants).
- Ne pas lier à un client : convertit le lead sans créer ou lier de contact (rarement recommandé).
1.3. Enrichissement et prospection : les outils IAP d’Odoo
Q : Comment Odoo peut-il m’aider à enrichir les informations sur mes contacts pour améliorer la qualification sans effort manuel ?
R : Odoo propose la fonction Partner Autocomplete, un service IAP (In-App Purchase) qui automatise l’enrichissement des données d’entreprise.
Mécanisme d’enrichissement : Lorsque vous saisissez le nom d’une nouvelle entreprise (ou son numéro de TVA), Odoo interroge des bases de données externes et suggère des correspondances. En sélectionnant une, la fiche contact est instantanément complétée avec des données corporatives fiables :
- Nom légal complet et logo de l’entreprise.
- Adresse physique et localisation géographique.
- Numéro de téléphone et numéro de TVA (Tax ID).
- Secteur d’activité (souvent via des tags UNSPSC).
Avantage stratégique : Cet enrichissement immédiat améliore la qualité de vos données, facilite la segmentation (par taille, secteur) et permet une attribution plus précise des leads (par territoire).
Q : Puis-je générer de nouveaux leads ciblés (prospection sortante) directement depuis Odoo, et comment fonctionne le ciblage ?
R : Oui, la fonction Lead Mining est l’outil d’Odoo pour la prospection sortante (Outbound), également disponible via crédits IAP. Elle vous permet de cibler des entreprises qui correspondent parfaitement à votre profil client idéal.
Configuration : activez Lead Mining dans CRM > Configuration > Paramètres.
Génération : cliquez sur Générer des leads dans le pipeline ou la vue Leads.
Définition du profil idéal : vous définissez vos critères de ciblage avec une grande granularité :
- Géographie : pays et États spécifiques.
- Industrie : secteurs d’activité pertinents.
- Taille de l’entreprise : fourchette de nombre d’employés (ex. : 50 à 200 employés).
- Cible contact : vous pouvez choisir de générer des leads pour les entreprises uniquement ou pour les entreprises et leurs contacts (avec filtres par rôle ou ancienneté), cette dernière option étant plus coûteuse en crédits.
Attribution : les leads générés sont immédiatement attribués à l’équipe de vente et au commercial désignés, prêts à être contactés.
Prelium est partenaire officiel Odoo, avec une approche adaptée à chaque secteur d’activité. Nous maîtrisons le paramétrage d’Odoo et de son CRM, ainsi que son intégration fluide avec les autres modules — notamment la gestion des devis — pour vous offrir une configuration parfaitement alignée sur les spécificités de votre métier.
Besoin d’aide à paramétrer le CRM Odoo ?
Partie II : organisation et maîtrise du pipeline de vente Odoo
Une fois les leads acquis et qualifiés, il est impératif de les gérer dans un environnement structuré. Cette partie détaille la personnalisation de votre pipeline, la gestion des équipes et les pratiques pour maintenir la propreté de votre base de données.
2.1. Structure du pipeline : personnalisation des étapes
Q : Comment puis-je personnaliser les étapes de mon pipeline Kanban pour qu’elles reflètent fidèlement mon processus de vente ?
R : La personnalisation des étapes est l’acte le plus important pour aligner Odoo CRM sur votre réalité commerciale. Chaque colonne du tableau Kanban représente une étape (stage) qui doit marquer une progression significative, idéalement déclenchée par une action client.
Accès et modification : dans la vue Pipeline (Kanban), cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage) en haut d’une colonne, puis Modifier l’étape.
Configuration avancée des étapes :
- Probabilité par défaut : attribuez un pourcentage de chance de succès à cette étape (ex. : 10 % pour la Qualification, 90 % pour la Négociation Finale). Cette valeur est essentielle pour le calcul du revenu attendu.
- Exiger une raison de perte : cochez cette option pour forcer le commercial à documenter la raison si l’opportunité est déplacée de cette étape vers l’état « Perdu ». Cette discipline est cruciale pour l’analyse gain/perte.
- E-mail de confirmation : vous pouvez associer un modèle d’e-mail qui sera automatiquement envoyé au client lorsque l’opportunité atteint cette étape (ex. : un e-mail de remerciement après l’envoi d’une proposition).
Q : Quelle est la règle d’or pour déterminer le nombre idéal d’étapes dans mon pipeline ?
R : L’efficacité d’un pipeline réside dans son équilibre entre simplicité et précision.
| Nombre d’étapes | Recommandation | Impact |
|---|---|---|
| 3 à 5 étapes | Idéal pour la majorité des PME avec des cycles de vente courts ou modérés. | Clarté maximale, faible friction pour les commerciaux, facilite l’adoption rapide du CRM. |
| 6 à 8 étapes | Recommandé pour les cycles de vente longs et complexes (ex. : B2B, projets d’ingénierie). | Permet une analyse très fine des points de friction et des taux de conversion intermédiaires. |
| > 8 étapes | À éviter | Risque de « fatigue du commercial » (trop de clics), surcharge cognitive, et risque de mauvaise utilisation du système. |
2.2. Gestion des équipes de vente et des utilisateurs
Q : Comment les équipes de vente dans Odoo m’aident-elles à segmenter mon marché et à gérer mes objectifs ?
R : Les équipes de vente (Sales Teams) sont l’outil de segmentation organisationnelle d’Odoo. Elles permettent de :
- Segmenter le pipeline : chaque équipe peut avoir son propre pipeline (ou partager des étapes), ce qui est idéal pour séparer les ventes B2B des ventes B2C, ou les ventes nationales des ventes internationales.
- Attribuer des objectifs : si le module Ventes est installé, vous pouvez définir un objectif de facturation mensuel pour chaque équipe. Odoo affichera une barre de progression sur le tableau de bord, motivant l’équipe.
- Gérer l’attribution : les règles d’attribution des leads (voir 3.2) sont définies au niveau de l’équipe.
Q : Comment créer et configurer une équipe de vente ?
Naviguez vers CRM > Configuration > Équipes de vente.
Cliquez sur Nouveau et définissez :
- Nom de l’équipe (ex. : « Ventes Région Sud-Est »).
- Chef d’équipe (responsable de la supervision et du reporting).
- Alias e-mail (pour la création automatique de leads).
Ajout des membres : sous l’onglet Membres, ajoutez les commerciaux. Vous pouvez y définir des limites sur le nombre de leads que chaque commercial peut se voir attribuer sur une période (ex. : 30 jours), ce qui est essentiel pour l’équité de la charge de travail.
Q : Un commercial peut-il travailler pour plusieurs équipes de vente ?
R : Oui, c’est possible grâce à l’option Multi Teams. Vous devez l’activer dans CRM > Configuration > Paramètres pour permettre à un commercial d’être membre de plusieurs équipes de vente simultanément.
2.3. Maintenir la propreté du pipeline : le dédoublonnage
Q : Comment Odoo gère-t-il les doublons de leads et d’opportunités, et quel est le processus de fusion ?
R : La détection et la fusion des doublons sont cruciales pour la qualité des données et pour éviter que deux commerciaux ne travaillent sur la même affaire. Odoo identifie les leads et opportunités similaires en comparant l’adresse e-mail et le numéro de téléphone du contact associé.
Identification automatique : si un doublon potentiel est trouvé, un bouton intelligent Leads similaires apparaît en haut de la fiche de l’opportunité ou du lead.
Processus de fusion :
- Cliquez sur le bouton Leads similaires pour comparer les fiches.
- Passez à la vue Liste et sélectionnez les enregistrements à fusionner.
- Cliquez sur Actions > Fusionner.
Règle de priorité : lors de la fusion, Odoo conserve l’enregistrement créé en premier et y agrège les informations des autres (notes, activités, e-mails). L’enregistrement résultant est toujours une opportunité si un lead et une opportunité sont fusionnés.
Attribution : vous devez sélectionner le commercial et l’équipe de vente finaux pour l’opportunité fusionnée.
Q : Dans quels cas spécifiques devrais-je éviter de fusionner des leads similaires ?
R : Bien que la fusion soit la règle, il existe des exceptions où la prudence est de mise :
- Contacts différents dans la même organisation : si les leads proviennent de personnes différentes au sein de la même entreprise (ex. : un lead du service A et un lead du service B), ils peuvent représenter des besoins distincts et nécessiter un suivi séparé.
- Leads actifs vs. leads perdus : si vous fusionnez un lead perdu avec un lead actif, le résultat sera un lead actif. Assurez-vous que l’information du lead perdu (raison de la perte) est bien documentée dans le chatter avant de procéder.
2.4. Gestion des opportunités perdues : l’analyse de l’échec
Q : Comment marquer une opportunité comme « Perdue » et pourquoi cette étape est-elle une source d’information stratégique ?
R : Marquer une opportunité comme perdue (Lost) est un acte de gestion essentiel pour deux raisons : maintenir la clarté de votre pipeline (en retirant les affaires non pertinentes) et, surtout, générer des données d’analyse précieuses.
Processus de marquage :
- Ouvrez la fiche de l’opportunité.
- Cliquez sur le bouton Perdu.
La raison de la perte : c’est l’information la plus critique. Dans la fenêtre contextuelle, vous devez choisir ou créer une Raison de la perte (Lost Reason). Les raisons doivent être standardisées (ex. : « Prix trop élevé », « Compétiteur choisi », « Besoin non immédiat »).
Note de clôture : ajoutez une note de clôture détaillée pour la traçabilité.
Q : Comment gérer les raisons de perte et les utiliser pour l’analyse ?
R :
- Gestion : les raisons de perte sont gérées dans CRM > Configuration > Raisons de perte. Maintenez cette liste courte et pertinente.
- Analyse : le rapport gain/perte (Win/Loss) utilise ces données pour vous montrer les tendances de vos échecs commerciaux. Cette analyse est la base de l’amélioration de votre offre et de votre ciblage.
2.5. Gestion quotidienne de l’opportunité et productivité commerciale
Cette section répond aux questions pratiques sur la manière dont le commercial interagit quotidiennement avec la fiche d’opportunité et le pipeline.
Q : Comment créer une nouvelle opportunité et la gérer visuellement dans le pipeline ?
R : La création manuelle d’une opportunité est simple (voir 1.1), mais sa gestion est rendue intuitive par la vue Kanban :
- Création rapide : dans la vue Pipeline (CRM > Mon Pipeline), cliquez sur le bouton + dans la colonne de l’étape initiale (ex. : « Nouveau »). Renseignez le nom de l’opportunité, le client ou société, le montant estimé et le taux de probabilité de réussite initial.
- Gestion visuelle : la vue Kanban permet de faire glisser la carte d’une opportunité d’une colonne à l’autre. Ce simple geste fait évoluer l’opportunité dans le processus de vente et met à jour automatiquement sa probabilité de succès (si le lead scoring est désactivé ou si la probabilité par défaut de l’étape est utilisée).
- Détails de la fiche : en cliquant sur la carte, vous accédez à la fiche complète, où vous pouvez renseigner des informations plus détaillées (source, campagne, tags, etc.).
Q : Comment le commercial peut-il planifier et suivre ses actions pour ne rien oublier ?
R : Le système de planification d’activités est le cœur de la discipline commerciale dans Odoo.
- Planifier une activité : depuis la fiche d’opportunité, utilisez le bouton Planifier une activité (souvent représenté par une horloge ou un bouton « + ») dans le chatter (zone de communication interne).
- Sélectionnez le type : appel, e-mail, réunion, tâche, démo, etc.
- Définissez les détails : choisissez la date, l’heure et le responsable (le commercial lui-même ou un collègue).
- Renseignez le résumé : soyez précis (ex. : « Appel de suivi pour confirmer la réception du devis »).
Suivi visuel dans le pipeline : un symbole d’activité apparaît sur chaque carte d’opportunité dans la vue Kanban, indiquant l’état de la prochaine action planifiée :
- 🟥 Rouge : l’activité est en retard (Past Due). Action immédiate requise.
- 🟨 Jaune : l’activité est due aujourd’hui.
- 🟩 Vert : l’activité est planifiée pour l’avenir.
Automatisation des relances : Odoo permet d’automatiser la création d’activités. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour que l’envoi d’un devis déclenche automatiquement la création d’une activité « Appel de relance » planifiée 3 jours plus tard.
2.6. Personnalisation avancée de la fiche opportunité avec Odoo Studio
Q : Comment puis-je ajouter des champs spécifiques à la fiche opportunité pour collecter des données uniques à mon activité ?
R : Odoo Studio est l’outil de personnalisation graphique qui permet aux utilisateurs sans compétence technique d’adapter l’interface.
- Accès à Studio : ouvrez une fiche d’opportunité et cliquez sur l’icône Studio (souvent un pinceau ou une palette) en haut à droite.
- Ajout de champs : dans l’interface Studio, vous pouvez glisser-déposer de nouveaux champs (texte, numérique, date, sélection, etc.) sur la fiche.
- Champs liés (Related Fields) : c’est une fonctionnalité puissante. Vous pouvez ajouter un champ qui affiche une information provenant directement de la fiche contact liée à l’opportunité (ex. : le secteur d’activité du client, son chiffre d’affaires). Cela évite la ressaisie et garantit que l’information est toujours à jour.
Q : Comment m’assurer que les informations saisies dans la fiche opportunité se reportent automatiquement dans le devis pour faciliter sa création ?
R : L’intégration entre le CRM et le module Ventes permet de fluidifier la création de documents commerciaux.
- Création du champ personnalisé : utilisez Odoo Studio pour créer un champ sur la fiche opportunité (ex. : x_conditions_speciales).
- Report automatique dans le devis : lors de la création du devis à partir de l’opportunité (bouton Nouveau devis), Odoo transfère automatiquement les informations standard. Pour les champs personnalisés, vous pouvez configurer des règles d’automatisation ou utiliser Odoo Studio pour lier ce champ à un champ correspondant sur le modèle de devis.
- Avantage : en centralisant la saisie des données spécifiques au projet (ex. : date de livraison souhaitée, conditions de paiement spécifiques) dans la fiche opportunité, le commercial gagne un temps précieux lors de la création du devis, réduisant les erreurs et accélérant le cycle de vente.
Partie III : suivi, notation et automatisation
Cette section explore les fonctionnalités intelligentes d’Odoo qui vous permettent de prioriser les affaires les plus prometteuses et d’automatiser l’attribution des leads pour une efficacité maximale.
3.1. Notation prédictive des leads (Predictive Lead Scoring)
Q : Qu’est-ce que le lead scoring et comment l’intelligence artificielle d’Odoo calcule-t-elle la probabilité de succès d’une affaire ?
R : Le lead scoring est un modèle d’apprentissage automatique (Machine Learning) intégré qui attribue un score de probabilité de succès à chaque lead ou opportunité. Ce score est une estimation dynamique de la chance que l’affaire se concrétise.
Méthode scientifique : Odoo utilise le modèle de probabilité de Bayes naïf. Ce modèle s’entraîne sur vos propres données historiques (les opportunités que vous avez gagnées et perdues par le passé) pour identifier les schémas de succès. Plus vous utilisez Odoo, plus le modèle devient précis.
Variables clés du calcul : le score est influencé par de multiples facteurs, dont :
- L’étape actuelle dans le pipeline (plus l’affaire avance, plus la probabilité augmente).
- L’équipe de vente assignée.
- Des variables optionnelles que vous pouvez activer : le pays, la source du lead, la qualité du téléphone/e-mail (vérification de la validité), la langue et les tags appliqués.
Q : Que se passe-t-il si je modifie manuellement la probabilité de succès d’une opportunité ?
R : La probabilité est affichée sur la fiche de l’opportunité et se met à jour automatiquement. Si vous cliquez sur le pourcentage et le modifiez manuellement, l’automatisation du lead scoring est désactivée pour cette opportunité spécifique. L’opportunité ne bénéficiera plus des mises à jour automatiques basées sur sa progression. Pour réactiver l’automatisation, vous devrez cliquer sur l’icône d’engrenage à côté du pourcentage.
3.2. Attribution des leads basée sur des règles
Q : Comment puis-je m’assurer que les leads les plus prometteurs sont automatiquement attribués aux bons commerciaux ?
R : L’attribution basée sur des règles est la fonctionnalité qui utilise le lead scoring pour automatiser la répartition des leads.
Activation : activez l’option dans CRM > Configuration > Paramètres.
Mode d’exécution : choisissez si l’attribution doit être exécutée manuellement (déclenchée par un manager) ou répétitivement (automatiquement, selon une fréquence définie).
Configuration des règles : les règles sont définies au niveau de l’équipe de vente pour cibler les leads qui correspondent à leur expertise :
- Allez dans la configuration de votre équipe de vente (CRM > Configuration > Équipes de vente).
- Sous Règles d’attribution, cliquez sur Modifier le domaine (Edit Domain).
- Vous pouvez créer des filtres complexes basés sur n’importe quel champ du lead. Par exemple, pour attribuer à l’équipe « Grands Comptes » uniquement les leads avec une forte probabilité et un revenu attendu élevé :
- Filtre 1 : probabilité ≥ 50
- Filtre 2 : revenu attendu > 10 000 €
Q : Comment gérer l’équité de la charge de travail lors de l’attribution automatique ?
R : Odoo permet de définir des limites de leads par commercial (voir 2.2). De plus, vous pouvez exclure un commercial de l’attribution automatique en cochant l’option Ignorer l’attribution automatique (Skip auto assignment) sur sa fiche membre d’équipe. Cela garantit que les commerciaux surchargés ne reçoivent pas de nouveaux leads tant qu’ils n’ont pas traité leurs affaires en cours.
3.3. Création et envoi de devis (quotations)
Q : Comment le CRM Odoo facilite-t-il la transition entre une opportunité et l’envoi d’une proposition commerciale formelle ?
R : L’intégration avec le module Ventes est la clé. Odoo permet de générer des devis (quotations) directement depuis la fiche de l’opportunité.
- Déclenchement : ouvrez la fiche de l’opportunité et cliquez sur le bouton Nouveau devis.
- Liaison client : si le client n’est pas encore lié à l’opportunité, Odoo vous demandera de le créer ou de le lier à un contact existant.
- Détails du devis : vous accédez à un formulaire de devis pré-rempli avec les informations du client. Vous pouvez :
- Sélectionner un modèle de devis préconfiguré.
- Définir la date d’expiration et les conditions de paiement.
- Ajouter les lignes de commande (produits et services).
- Envoi : cliquez sur Envoyer par e-mail. Odoo génère automatiquement un PDF du devis, l’attache à un modèle d’e-mail personnalisable et l’envoie au client. Une copie de l’échange est enregistrée dans le chatter de l’opportunité.
Partie IV : analyse et rapports de performance
Le véritable pouvoir d’un CRM réside dans sa capacité à transformer les données brutes en informations exploitables. Cette section détaille les rapports essentiels pour le pilotage de votre activité commerciale.
4.1. Le rapport sur les leads non traités (Unattended Leads Report)
Q : En tant que manager, comment puis-je m’assurer qu’aucun lead n’est négligé par mon équipe ?
R : Le rapport sur les leads non traités est l’outil de discipline par excellence. Il est conçu pour identifier les leads ou opportunités pour lesquels les activités planifiées sont dues ou en retard.
Q : Comment générer ce rapport pour un suivi quotidien ?
Naviguez vers CRM > Rapports > Pipeline.
Supprimez les filtres par défaut.
Ajoutez un filtre personnalisé (Add Custom Filter) avec la condition : Activités > Date d’échéance ≤ Aujourd’hui.
Analyse managériale : regroupez les résultats par commercial pour obtenir une liste des affaires en souffrance pour chaque membre de l’équipe. Cela permet d’intervenir rapidement, soit en rappelant le commercial, soit en réattribuant l’affaire.
4.2. Analyse de la qualité des leads et de l’attribution
Q : Comment déterminer quelles sources de leads sont les plus rentables pour mon entreprise ?
R : Le rapport sur les leads de qualité est l’outil qui relie vos efforts marketing à vos résultats commerciaux. Il analyse la performance des leads en fonction de leur source (ex. : Google Ads, campagne e-mail, Lead Mining) et de leur canal marketing.
Métriques clés : ce rapport vous permet de calculer et de comparer :
- Le taux de conversion (lead vers opportunité).
- Le taux de succès (opportunité vers vente gagnée).
- Le revenu moyen par lead pour chaque source.
Décision stratégique : en connaissant le ROI de chaque source, vous pouvez allouer votre budget marketing de manière chirurgicale, en investissant davantage dans les canaux qui génèrent les leads les plus qualifiés et les plus rentables.
Q : Comment vérifier l’équité et l’efficacité de la répartition des leads entre mes commerciaux ?
R : Le rapport de distribution des leads est indispensable si vous utilisez l’attribution basée sur des règles. Il montre la répartition des leads assignés à chaque commercial sur une période donnée.
Vérification d’équité : il vous permet de vous assurer que la charge de travail est équilibrée et qu’aucun commercial n’est injustement surchargé ou sous-utilisé.
Audit des règles : si un commercial reçoit des leads qui ne correspondent pas à son domaine d’expertise, ce rapport signale un problème dans la configuration de vos règles d’attribution.
4.3. Analyse gain/perte (Win/Loss Analysis)
Q : Comment transformer les échecs commerciaux en opportunités d’amélioration stratégique ?
R : Le rapport gain/perte est l’outil qui transforme les défaites en données exploitables. Il est directement alimenté par les raisons de perte que vos commerciaux ont documentées (voir 2.4).
Utilisation : le rapport présente une ventilation des opportunités perdues par raison.
Interprétation et action :
- Si la raison dominante est « Prix trop élevé », cela peut indiquer un besoin de revoir votre positionnement tarifaire ou de mieux cibler les prospects ayant un budget suffisant.
- Si c’est « Compétiteur choisi », cela nécessite une analyse concurrentielle approfondie de l’offre gagnante.
- Si c’est « Manque de fonctionnalité », cela fournit une information précieuse à votre équipe de développement produit.
Partie V : optimisation quotidienne et productivité
Cette dernière partie se concentre sur les outils qui, au quotidien, rendent le travail du commercial plus fluide, plus collaboratif et plus motivant.
5.1. Utilisation avancée des activités et du chatter
Q : Comment les commerciaux peuvent-ils utiliser le système d’activités pour maximiser leur productivité et leur concentration ?
R : Le système d’activités est le cœur de la productivité individuelle.
Priorisation visuelle : le commercial commence sa journée en consultant son tableau de bord des activités (accessible via l’icône d’horloge). Le code couleur (rouge pour les retards, jaune pour le jour, vert pour le futur) lui permet de se concentrer immédiatement sur les tâches critiques.
Discipline de suivi : chaque interaction (appel, e-mail) doit être suivie de la planification d’une prochaine activité. Cela crée une chaîne de suivi ininterrompue, garantissant qu’aucune affaire ne stagne.
Le chatter comme journal de bord : le chatter est le journal de bord de l’opportunité. Il ne sert pas seulement à enregistrer les e-mails, mais aussi à documenter les décisions clés, les notes de réunion et les mentions (@commercial) pour la collaboration interne.
5.2. Gamification du CRM : motiver par le jeu
Q : Comment puis-je utiliser la gamification dans Odoo pour stimuler la performance et l’engagement de mon équipe de vente ?
R : Le module de gamification utilise des principes de jeu pour motiver les équipes et encourager les comportements alignés sur les objectifs de l’entreprise.
- Définition d’objectifs (Goals) : créez des objectifs mesurables (ex. : « Nombre d’appels effectués », « Nombre de devis envoyés », « Revenu total généré »).
- Création de défis (Challenges) : lancez des compétitions amicales entre commerciaux ou équipes (ex. : « Qui atteindra le premier 100 % de son objectif de revenu ce mois-ci ? »).
- Récompenses et reconnaissance : attribuez des badges, des points et des classements pour les réalisations. La reconnaissance publique des meilleurs performeurs est un puissant levier de motivation.
Impact : la gamification rend le travail plus engageant, favorise la saine compétition et assure que les actions quotidiennes des commerciaux sont directement liées aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
Conclusion : Odoo CRM, votre moteur de croissance prévisible
Pour le chef d’entreprise, la maîtrise du CRM Odoo est synonyme de croissance prévisible. En structurant votre processus commercial autour de cet outil, vous remplacez l’intuition et le chaos par la donnée et la discipline.
Les fonctionnalités détaillées dans ce guide — de l’acquisition ciblée via Lead Mining à l’analyse stratégique via le rapport gain/perte — vous donnent les moyens de :
- Optimiser l’allocation des ressources : en sachant quelles sources de leads sont les plus rentables et quels commerciaux sont les plus efficaces.
- Améliorer l’offre produit : en comprenant précisément pourquoi vos prospects choisissent la concurrence.
- Assurer la discipline commerciale : en utilisant les activités et les rapports sur les leads non traités pour garantir un suivi rigoureux.
Odoo CRM n’est pas seulement un logiciel ; c’est une méthodologie de vente intégrée qui, une fois maîtrisée, devient le pilier de votre succès commercial durable.
Le CRM de ODOO : notre guide complet pour l'utiliser