Un progiciel de gestion intégré ou PGI (en anglais, enterprise resource planning system ou ERP system) est un progiciel qui permet « de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement et le commerce électronique ».

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Progiciels de Gestion Intégrés

Transformez votre entreprise avec une solution ERP moderne et intégrée

Guide complet pour comprendre, choisir et implémenter votre ERP

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Un progiciel de gestion intégré (PGI) ou ERP (Enterprise Resource Planning) révolutionne la gestion d'entreprise. Il centralise l'ensemble des processus métier : ressources humaines, comptabilité, ventes, production et logistique.

L'objectif principal :

Éliminer les silos d'information et optimiser les flux de données pour une meilleure prise de décision.

Évolution des ERP

1965 - MRP0

Planification des besoins en matières premières par Joseph Orlicky chez Toyota

1971 - MRP1

Première application industrielle de gestion intégrée des flux de production

1979 - MRP2

Planification des ressources incluant les capacités par période

1990 - ERP

Extension à l'ensemble des fonctions de l'entreprise

L'ERP en chiffres

95%

des entreprises utilisent un ERP

30%

d'amélioration de productivité

50%

de réduction des coûts IT

75%

des projets sont dans le cloud

Avantages des ERP modernes

Innovation continue

Amélioration constante des processus et intégration des nouvelles technologies

Coûts réduits

Élimination des coûts d'infrastructure et de maintenance avec le cloud

Automatisation

Workflows intelligents et processus automatisés pour plus d'efficacité

Insights temps réel

Analytics intégrée pour une prise de décision éclairée

Mobilité

Accès sécurisé depuis n'importe quel appareil, partout dans le monde

Sécurité renforcée

Protection des données par des experts en sécurité 24/7

Types de déploiement

On-Premise

• Contrôle total du système
• Sécurité des données en interne
• Investissement initial élevé
• Maintenance complexe

Cloud (SaaS)

• Coûts initiaux réduits
• Mises à jour automatiques
• Accessibilité mondiale
• Évolutivité instantanée

Hybride

• Flexibilité maximale
• Données sensibles en interne
• Intégration complexe
• Gestion multi-environnements

Modules fonctionnels

Finance & Comptabilité

• • Comptabilité générale et auxiliaire
• • Gestion budgétaire et trésorerie
• • Reporting financier automatisé

Supply Chain

• • Gestion des achats et stocks
• • Planification de production
• • Logistique et distribution

Ressources Humaines

• • Gestion du personnel et paie
• • Recrutement et formation
• • Évaluation des performances

Relation Client (CRM)

• • Gestion des prospects et clients
• • Suivi des ventes et opportunités
• • Service après-vente

Processus d'implémentation

1

Analyse des besoins

Audit des processus existants et définition des objectifs

2

Sélection de la solution

Évaluation des fournisseurs et choix de la meilleure option

3

Configuration

Personnalisation du système selon les besoins métier

4

Migration des données

Historique

L'origine des PGI se trouve dans les méthodes de planification des besoins en composants qui ont été développées dans le cadre d'un impératif d'intégration de plus en plus poussée des fonctions de gestion de l'entreprise. Dans les années 1960, Joseph Orlicky étudie le programme de production de Toyota et conçoit le Material Requirements Planning (MRP). Puis Oliver Wight et George Plossl mettent au point le MRP into manufacturing resource planning (MRP2). D'où une évolution en trois phases :

1. MRP0, en anglais material requirements planning zero (littéralement, « planification des besoins en matières 0 ») : méthode de calcul des besoins matière, mise au point en 1965 ;
2. MRP1, en anglais material requirements planning one : première application industrielle de la gestion intégrée des flux de production, mise au point en 1971 ;
3. MRP2, en anglais manufacturing resources planning two (litt. « planification des ressources pour la fabrication 2 ») : en plus du calcul des besoins nets en matières premières et composants, effectue une planification des lancements en tenant compte des capacités des ressources par période ; mise au point en 1979.

À partir de 1990 environ, la logique introduite par le MRP s'étend progressivement à l'ensemble des fonctions de l'entreprise, pour donner l'« ERP » (E comme entreprise). Cette transition est facilitée par :

• L'état des systèmes d'information dont « les applications de base sont installées dans différents départements (services clients, marketing, ventes, comptabilité, fournisseurs, production, distribution, personnel) et ne permettent pas aux utilisateurs de partager un langage commun. Si des interfaces entre ces différents domaines de l'entreprise ont été mises en place, elles sont rarement en temps réel et les exemples où la même donnée est saisie deux ou trois fois, voire plus, ne sont pas rares. (...) les coûts induits sont inestimables : perte de temps, manque d'efficacité, mauvaise visibilité, mauvais processus décisionnel, duplication d'effort, taux d'erreur élevé. (...) Dysfonctionnements qui se traduisent (...) par un mauvais service client et une perte de compétitivité de l'entreprise ».
• « Le développement de logiciel est un domaine (...) encore au stade artisanal où l'approche composant - autrement dit l'approche objet- n'en est encore qu'à ses débuts ». Le développement logiciel dépend fortement de la capacité individuelle du développeur et n'est pas conduit par la recherche systématique du réemploi de ce qui a bien fonctionné dans le passé. « Le composant logiciel (l'objet) n'occupe pas la place qui devrait être la sienne alors qu'une nouvelle industrie logicielle est en train d'émerger qui s'inspire des concepts des ateliers de production des industries manufacturières : recherche, engineering, nomenclature, montage, assemblage, version, pièces détachées, inventaire, réutilisabilité, contrôle qualité ».
• Les objets logiciels ne sont pas les seuls éléments à devoir faire l'objet d'une meilleure intégration. Les composants techniques issus de fournisseurs divers et indépendants ne facilitent pas l'intégration : systèmes d'exploitation, protocoles de communication, base de données, Interface Homme/machines, machine serveur et machines client, réseau local et étendu, composants bureautiques et multimédias, etc.
• Enfin, les profondes modifications nécessitées par le passage informatique à l'an 2000 et le passage à l'euro (dans la zone euro), ont fait que les progiciels de gestion intégrés ont été considérés comme une opportunité technique à saisir pour remplacer des systèmes informatiques vieillissants et difficilement convertibles pour des raisons d'obsolescence technique. L'expansion considérable de ces logiciels dans les années 1990 s'explique en grande partie par les améliorations techniques apportées dans la conception et la mise à jour des systèmes d'information, mais aussi par les opportunités conjointes de refonte des organisations ouvertes à cette occasion.
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Avantages des Progiciels de Gestion Intégrés (ERP)

Les systèmes ERP modernes, en particulier les solutions basées sur le cloud, offrent une multitude d'avantages aux entreprises cherchant à optimiser leurs opérations et à stimuler leur croissance. Voici les principaux bénéfices :

1. Innovation Continue

Les ERP cloud permettent aux entreprises d'améliorer leurs opérations, de transformer les processus et les modèles économiques obsolètes, et d'introduire de nouvelles fonctionnalités qui favorisent les bonnes pratiques métier. Ils améliorent et accélèrent non seulement les activités financières et comptables, mais aussi les opérations dans toute l'entreprise, et peuvent même s'étendre aux partenaires et aux réseaux.

2. Coûts Réduits

Avec un service d'abonnement, il n'y a pas de coût d'achat initial de matériel ou de logiciels ERP. Les coûts informatiques continus et de personnel associés sont également moindres, car les frais de mise à niveau et de maintenance sont pris en charge par le fournisseur. Les économies de coûts peuvent être considérables, en particulier dans le cas d'un déploiement ERP dans le cloud public.

3. Simplicité et Automatisation

Grâce à un ERP cloud moderne, les entreprises peuvent consolider les applications anciennes autonomes, standardiser et intégrer toutes les applications existantes et nouvelles, et se débarrasser des systèmes déconnectés. Elles peuvent aussi simplifier les workflows, automatiser intelligemment les processus et gagner en efficacité sur l'ensemble des opérations.

4. Nouvelles Fonctionnalités

Les fournisseurs de solutions ERP cloud proposent de nouvelles fonctionnalités et des améliorations applicatives à toutes les entreprises qui utilisent leurs logiciels, par le biais de mises à niveau continues et de plusieurs nouvelles versions majeures par an. Les mises à jour étant fournies à tout le monde en même temps, vous ne manquez jamais une opportunité en attendant qu'un fournisseur mette à jour votre système ERP personnalisé. En outre, si les clients identifient des exigences similaires, ils peuvent encourager le fournisseur ERP à effectuer des changements. Résultat ? Le rythme de l'innovation est plus dynamique et s'accélère considérablement.

5. Insights en Temps Réel

Les systèmes ERP cloud modernes ont été conçus pour libérer le potentiel du Big Data et vous permettre d'accéder aux informations cachées dans des ensembles de données volumineux et complexes. Et bien que les anciens systèmes ERP fournissent des outils de reporting, ils n'offrent pas l'analytique intégrée et en temps réel disponible via le cloud, alors qu'elle constitue la clé d'une meilleure prise de décision. La possibilité de voir les tendances, de prévoir les changements et d'automatiser les processus permet d'optimiser l'utilisation des ressources et de considérablement améliorer le service client.

6. ERP Mobile

Les entreprises doivent désormais fournir aux collaborateurs, sous-traitants, fournisseurs et clients l'accès à l'information, partout et à tout moment, ce qui nécessite une prise en charge sécurisée des appareils mobiles. Plutôt que d'être ajoutées en complément, les fonctionnalités mobiles sont intégrées aux produits ERP SaaS. Les interfaces utilisateur (IU) modernes dynamiques qui s'adaptent aux écrans mobiles sont vitales pour les utilisateurs.

7. Technologies Intelligentes

Les technologies intelligentes sont intégrées aux solutions ERP SaaS modernes pour renforcer la productivité. Ces technologies, qui incluent l'intelligence artificielle (IA), le Machine Learning, l'automatisation robotisée des processus (RPA) et l'Internet des Objets (IoT), permettent aux appareils tels que les machines ou les capteurs de renvoyer les données aux applications via le cloud pour actualiser les informations de statut.

8. Sécurité de Classe Mondiale

Avec les systèmes cloud, la sécurité ERP, la sauvegarde des données et la restauration après sinistre sont gérées à temps plein par des experts en sécurité. Les fournisseurs cloud disposent généralement de la meilleure sécurité des données disponible : les failles de sécurité dans les grandes entreprises et les PME/ETI se produisent principalement sur les systèmes on-premise. Les systèmes ERP cloud étant plus complets, connectés et collaboratifs, les vulnérabilités aux points d'intégration sont évitées et les risques associés à un environnement multifournisseur réduits.

9. Mise en Œuvre Rapide

La montée en puissance d'un système ERP cloud est beaucoup plus rapide qu'avec un déploiement on-premise, car votre fournisseur SaaS prend en charge les installations de matériel et de logiciels, et apporte au personnel dédié une expertise en gestion de centre de données. À l'instar des applications mobiles grand public, les applications métier de l'ERP cloud peuvent être configurées facilement. L'interface utilisateur intuitive permet d'apprendre à utiliser l'application en toute rapidité et simplicité, ce qui accélère la productivité et aide à saisir les opportunités.

10. Évolutivité

Comme la croissance est difficile à prévoir, l'évolutivité est primordiale. Avec une solution ERP SaaS, si vous enregistrez une croissance rapide, vous pouvez simplement ajouter de la puissance de calcul ou de la capacité de stockage des données plutôt que d'engendrer des dépenses d'investissement importantes.

Types de Systèmes ERP

Les systèmes ERP peuvent être classés en fonction de leur modèle de déploiement. Chaque type de déploiement a ses propres avantages et inconvénients, et le choix dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, de sa taille, de ses fonctionnalités requises et de ses exigences sectorielles. Les trois principaux types de déploiement ERP sont : sur site (on-premise), en nuage (cloud) et hybride.

1. ERP sur Site (On-Premise)

Un système ERP sur site est installé directement sur les serveurs et l'infrastructure informatique de l'entreprise. L'organisation achète une licence pour le logiciel et est responsable de sa maintenance, de ses mises à jour et de sa sécurité. L'équipe informatique interne de l'entreprise gère généralement le système.

Avantages de l'ERP sur Site

• Contrôle total : L'entreprise a un contrôle total sur le système, y compris la personnalisation, les mises à jour et la sécurité.
• Sécurité des données : Toutes les données de l'entreprise sont stockées en interne, ce qui peut offrir un niveau de sécurité plus élevé pour les informations sensibles.
• Coût à long terme : Bien que l'investissement initial soit élevé, les coûts à long terme peuvent être inférieurs car il n'y a pas de frais d'abonnement mensuels ou annuels.
• Personnalisation approfondie : Les systèmes sur site offrent généralement des options de personnalisation plus étendues pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Inconvénients de l'ERP sur Site

• Investissement initial élevé : L'achat du logiciel, du matériel et de l'infrastructure informatique nécessite un investissement initial important.
• Coûts de maintenance : L'entreprise est responsable de tous les coûts de maintenance, de mise à niveau et de support technique.
• Mises à jour complexes : Les mises à jour du système peuvent être complexes, chronophages et potentiellement perturbatrices pour les opérations.
• Accès à distance limité : L'accès au système à distance peut être plus compliqué à mettre en place et moins flexible que les solutions cloud.
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2. ERP en Nuage (Cloud)

Un système ERP en nuage, également connu sous le nom de SaaS (Software-as-a-Service), est hébergé sur les serveurs du fournisseur de services et est accessible via un navigateur web. L'entreprise paie généralement un abonnement mensuel ou annuel pour utiliser le logiciel.

Avantages de l'ERP en Nuage

• Coûts initiaux réduits : Il n'y a pas de coûts d'investissement importants en matériel ou en infrastructure.
• Mises à jour automatiques : Le fournisseur de services gère toutes les mises à jour et la maintenance du système.
• Accessibilité : Le système est accessible de n'importe où avec une connexion Internet, ce qui facilite le travail à distance et la collaboration.
• Évolutivité : Les solutions cloud sont généralement très évolutives, ce qui permet aux entreprises d'ajuster facilement leurs ressources en fonction de leur croissance.
• Sécurité gérée par des experts : Les fournisseurs de cloud investissent massivement dans la sécurité et disposent d'équipes d'experts dédiées à la protection des données.

Inconvénients de l'ERP en Nuage

• Coûts à long terme : Les frais d'abonnement récurrents peuvent s'accumuler et potentiellement dépasser le coût d'un système sur site à long terme.
• Moins de personnalisation : Les options de personnalisation peuvent être plus limitées que celles des systèmes sur site.
• Dépendance au fournisseur : L'entreprise est dépendante du fournisseur pour la disponibilité, la sécurité et les mises à jour du système.
• Préoccupations concernant la sécurité des données : Certaines entreprises peuvent avoir des préoccupations concernant le stockage de leurs données sensibles sur des serveurs tiers.
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3. ERP Hybride

Un système ERP hybride combine des éléments des modèles sur site et en nuage. Cette approche permet aux entreprises de conserver certaines applications et données sur leurs propres serveurs tout en tirant parti de la flexibilité et de l'évolutivité du cloud pour d'autres fonctions.

Avantages de l'ERP Hybride

• Flexibilité : Les entreprises peuvent choisir le meilleur modèle de déploiement pour chaque application en fonction de leurs besoins spécifiques.
• Contrôle des données sensibles : Les données les plus sensibles peuvent être conservées sur site pour un contrôle maximal, tandis que d'autres applications peuvent être déplacées vers le cloud.
• Évolutivité : L'approche hybride permet aux entreprises de faire évoluer leurs opérations en utilisant le cloud tout en conservant leur infrastructure existante.
• Transition progressive vers le cloud : L'ERP hybride peut être une étape intermédiaire pour les entreprises qui prévoient de migrer entièrement vers le cloud à l'avenir.
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Inconvénients de l'ERP Hybride

• Complexité de l'intégration : L'intégration entre les systèmes sur site et en nuage peut être complexe et nécessiter des compétences techniques spécialisées.
• Coûts potentiellement plus élevés : La gestion de deux environnements différents peut entraîner des coûts plus élevés que l'utilisation d'un seul modèle de déploiement.
• Gestion complexe : La surveillance et la gestion d'un environnement hybride peuvent être plus complexes et nécessiter des outils et des processus supplémentaires.
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Fonctionnalités clés d'un ERP

Un progiciel de gestion intégré est conçu pour centraliser et harmoniser les informations et les processus au sein d'une entreprise. Pour ce faire, il intègre une multitude de modules, chacun dédié à une fonction métier spécifique. Ces modules travaillent de concert, partageant une base de données unique, ce qui élimine les silos d'information et améliore l'efficacité opérationnelle. Voici les fonctionnalités clés que l'on retrouve généralement dans un système ERP complet :

1. Gestion Financière et Comptable

Le module financier est le cœur de tout système ERP. Il permet de gérer l'ensemble des opérations comptables et financières de l'entreprise, offrant une vue d'ensemble précise et en temps réel de sa santé financière. Les fonctionnalités typiques incluent :

• Comptabilité Générale : Gestion du grand livre, des journaux, des bilans et des comptes de résultat.
• Comptabilité Auxiliaire : Gestion des comptes clients (facturation, recouvrement) et des comptes fournisseurs (gestion des achats, paiements).
• Gestion des Actifs : Suivi et amortissement des immobilisations de l'entreprise.
• Gestion Budgétaire : Élaboration, suivi et contrôle des budgets, avec des outils d'analyse des écarts.
• Trésorerie : Gestion des flux de trésorerie, prévisions et rapprochements bancaires.
• Reporting Financier : Génération de rapports financiers standardisés et personnalisés pour l'analyse et la conformité réglementaire.

2. Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement (SCM - Supply Chain Management)

Le module SCM optimise l'ensemble des processus liés à l'approvisionnement, la production et la distribution des produits. Il vise à améliorer l'efficacité de la chaîne logistique, à réduire les coûts et à augmenter la satisfaction client. Ses fonctions principales sont :

• Gestion des Achats : Automatisation des processus d'approvisionnement, de la demande d'achat à la commande, en passant par la gestion des fournisseurs et des contrats.
• Gestion des Stocks : Suivi en temps réel des niveaux de stock, optimisation des inventaires, gestion des emplacements et des mouvements de marchandises.
• Planification de la Production : Ordonnancement des tâches de production, gestion des nomenclatures (BOM) et des gammes de fabrication.
• Gestion des Ventes et des Commandes : Traitement des commandes clients, gestion des devis, des livraisons et des retours.
• Logistique et Distribution : Optimisation des itinéraires de livraison, gestion des entrepôts et suivi des expéditions.

3. Gestion de la Production et des Opérations

Ce module est essentiel pour les entreprises manufacturières, car il gère et optimise les processus de fabrication. Il assure une production efficace, réduit les temps d'arrêt et améliore la qualité des produits. Les fonctionnalités incluent :

• Planification des Besoins en Composants (MRP) : Calcul des quantités de matières premières et de composants nécessaires à la production.
• Ordonnancement et Planification de la Production : Gestion des plannings de production, des capacités des machines et des ressources humaines.
• Contrôle Qualité : Suivi des normes de qualité à chaque étape de la production, gestion des non-conformités.
• Gestion des Ateliers : Suivi en temps réel de l'avancement de la production, collecte des données de performance.
• Maintenance : Planification et suivi des opérations de maintenance préventive et corrective des équipements.

4. Gestion des Ressources Humaines (GRH - Human Resources Management)

Le module GRH, souvent appelé HCM (Human Capital Management), gère l'ensemble du cycle de vie des employés au sein de l'entreprise. Il contribue à l'optimisation des processus RH et à l'amélioration de l'expérience employé. Ses fonctions sont :

• Administration du Personnel : Gestion des dossiers employés, des contrats, des absences et des congés.
• Paie : Calcul et gestion des salaires, des cotisations sociales et des déclarations fiscales.
• Gestion des Talents : Recrutement, intégration, gestion des compétences, formation et évaluation des performances.
• Gestion des Temps et Activités : Suivi des heures de travail, des projets et des activités des employés.
• Portail Employé : Accès self-service pour les employés pour consulter leurs informations, demander des congés, etc.

5. Gestion de la Relation Client (CRM - Customer Relationship Management)

Le module CRM permet de gérer et d'analyser les interactions avec les clients et les prospects. L'objectif est d'améliorer les relations client, de stimuler les ventes et de fidéliser la clientèle. Les fonctionnalités clés sont :

• Gestion des Contacts et des Prospects : Centralisation des informations clients, historique des interactions.
• Gestion des Ventes : Suivi du cycle de vente, gestion des opportunités, des devis et des commandes.
• Service Client : Gestion des requêtes clients, du support technique, des réclamations et des retours.
• Marketing : Gestion des campagnes marketing, segmentation des clients, analyse de l'efficacité des actions.
• Automatisation de la Force de Vente : Outils pour les commerciaux pour gérer leurs activités et leurs performances.

6. Business Intelligence (BI) et Reporting

Les fonctionnalités de BI sont cruciales pour la prise de décision stratégique. Elles permettent d'extraire, d'analyser et de visualiser les données de l'ERP pour obtenir des insights exploitables. On y trouve :

• Tableaux de Bord Personnalisables : Vues synthétiques des indicateurs clés de performance (KPI).
• Analyse de Données : Outils d'exploration et d'analyse multidimensionnelle des données.
• Reporting Avancé : Génération de rapports détaillés sur tous les aspects de l'entreprise (ventes, finance, production, etc.).
• Prévisions et Modélisation : Utilisation des données historiques pour anticiper les tendances futures et simuler différents scénarios.

7. Gestion de Projet

Certains ERP intègrent des modules de gestion de projet pour planifier, exécuter et suivre les projets de l'entreprise. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour les entreprises qui gèrent de nombreux projets complexes. Elles incluent :

• Planification de Projet : Définition des tâches, des jalons, des ressources et des délais.
• Suivi de l'Avancement : Suivi en temps réel de l'état des projets, des coûts et des ressources utilisées.
• Gestion des Ressources : Affectation et suivi des ressources humaines et matérielles aux projets.
• Collaboration : Outils de communication et de partage d'informations entre les membres de l'équipe projet.
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