Être chef d'entreprise n'est pas une tâche facile. En plus de maîtriser la production, qui est souvent le cœur de métier, il faut également gérer des aspects variés tels que la gestion, le management, le recrutement, l'organisation des processus, le marketing et la vente. Beaucoup de chefs d'entreprise sont avant tout des experts dans leur domaine de production et découvrent progressivement les autres aspects de la gestion d'entreprise. Ils peuvent avoir des lacunes dans ces domaines et ne savent pas toujours quoi améliorer, faute de points de comparaison ou de connaissances approfondies dans ces disciplines. C'est là que le Business Analyst entre en jeu.
Le rôle du Business Analyst
Le Business Analyst peut vous aider à identifier, définir et mettre en œuvre la meilleure solution possible pour résoudre un problème ou répondre à un besoin d’évolution exprimé par votre organisation. Le besoin d’évolution émerge souvent à la suite du constat ou de l’anticipation d’anomalies internes à l’organisation ou de changements survenus dans son écosystème.
La vraie définition du métier de Business Analyst
La plupart des définitions que vous lisez sur le rôle de Business Analyst sont fausses ou incomplètes.
Le Business Analyst est un professionnel polyvalent qui joue un rôle crucial dans l'identification, la définition et la mise en œuvre des solutions nécessaires pour répondre aux besoins d'évolution d'une organisation.
Contrairement à ce que beaucoup pensent, il n'est pas simplement un spécialiste de la data, de l’IT, ni qu’un chef de projet.
Son expertise réside dans sa capacité à comprendre les besoins métiers, à analyser les processus existants, à proposer des solutions optimales et à accompagner le changement.
Que ce soit dans la gouvernance, les évolutions opérationnelles ou l'amélioration des systèmes d'information, le Business Analyst est un acteur clé qui aide les entreprises à naviguer dans un environnement en constante évolution.
En substance, un Business Analyst peut aider l’entreprise dans tous les domaines que vous avez mentionnés. Voici comment il peut contribuer à chacun de ces aspects :
- La découverte de nouveaux avantages commerciaux : Il identifie des opportunités qui augmentent le retour sur investissement des projets prévus. En analysant les données et les processus existants, le Business Analyst peut découvrir des moyens d'améliorer l'efficacité et de générer de nouvelles sources de revenus.
- La recherche de goulots d’étranglement ou silos d’information qui nuisent à l’entreprise : Le Business Analyst peut identifier les points de blocage dans les flux de travail et les silos d'information qui entravent la communication et la collaboration au sein de l'entreprise. En éliminant ces obstacles, il peut améliorer la fluidité des opérations et la prise de décision.
- La recherche d’optimisation de production et de fabrication : En analysant les processus de production et de fabrication, le Business Analyst peut identifier des inefficacités et proposer des solutions pour optimiser ces processus. Cela peut inclure l'automatisation de certaines tâches, l'amélioration de la chaîne d'approvisionnement, ou la réduction des coûts de production.
- L’identification de risques de défaillance techniques et organisationnelles qui pourraient mettre en danger l’entreprise : Le Business Analyst peut évaluer les risques potentiels liés aux systèmes techniques et aux processus organisationnels. En identifiant ces risques, il peut proposer des mesures préventives pour minimiser les interruptions et assurer la continuité des opérations.
- La fourniture d'un cadre pour l'évolution de l'informatique : Il permet à l'informatique de s'adapter, surtout lorsque l'organisation se développe au-delà des limites de la communication informelle. En fournissant un cadre structuré pour l'évolution des systèmes informatiques, le Business Analyst aide l'entreprise à rester compétitive et à répondre aux besoins changeants du marché en intégrant de nouveaux logiciels.
- Optimisation des Ressources Humaines : le Business Analyst peut aider à optimiser les processus de recrutement, de formation et de gestion des talents. Il peut identifier les besoins en compétences, proposer des programmes de formation et améliorer les processus de gestion des performances.
- Gestion des Coûts : Le Business Analyst peut aider à identifier les sources de coûts inutiles et à proposer des solutions pour réduire les dépenses. Il peut également aider à optimiser les processus d'achat et de gestion des stocks pour améliorer l'efficacité des coûts.
- Gestion des changements organisationnels : le Business Analyst peut aider à planifier et à gérer les changements organisationnels, tels que les fusions et acquisitions, les restructurations ou les changements de stratégie. Il peut identifier les impacts potentiels des changements et proposer des plans pour minimiser les perturbations et maximiser les avantages.
- Amélioration de la qualité : en analysant les processus de production et de service, le Business Analyst peut identifier les sources de défauts et proposer des solutions pour améliorer la qualité. Cela peut inclure la mise en place de systèmes de gestion de la qualité ou l'amélioration des processus de contrôle de la qualité.
Les trois grands domaines d’interventions du Business Analyst
Le Business Analyst est un catalyseur de changement et d'amélioration, essentiel pour toute organisation cherchant à évoluer et à rester compétitive.
Les réponses que peut apporter le Business Analyse à ce besoin d’évolution sont principalement de trois sortes :
- Mise en place ou optimisation de la gouvernance :
- Assister la Direction d’une entreprise dans ses tâches de gouvernance, d’amélioration et de mesure de la performance, d’aide à la prise de décision, de pilotage d’activités, ou encore de coordination entre parties prenantes.
Mise en place d’évolutions opérationnelles dites « métier » :
- Résolution des problématiques opérationnelles liées à un besoin métier spécifique : cartographie et modélisation des processus, amélioration continue, conduite du changement, lancement de produit, etc. Le Business Analyst « métier » est là pour assister une organisation dans une transition vers un changement purement opérationnel.
Mise en place ou amélioration du système d’information :
- Recommandation, conception et mise en œuvre d’un changement matérialisé par une solution de systèmes d’information. Dans cette catégorie de « Business Analyst IT », on retrouve de nombreuses spécialisations : en ERP (consultants SAP, JDE & Co), en Business Intelligence (consultant décisionnel / en BI), en PLM, SIRH et autres CRM, voire plus récemment en data sciences (les data analysts, qui ont un profil très technique).
Quelle est la démarche du businest analyst lorsqu’il intervient dans votre entreprise ?
Ce rôle consiste à prendre en compte les exigences du projet, du problème ou de l'idée initiale jusqu'à une solution entièrement mise en œuvre.
Voici les 8 étapes que suivra un Business Analyst pour vous aider, vous et votre entreprise, à résoudre un problème de manière efficace et structurée.
Identifier le problème : « Que se passe-t-il ? »
- Cette question de base aidera le Business Analyst à se faire une idée des problèmes rencontrés dans la production. En tant que Business Analyst, vous devez toujours garder un œil sur les problèmes de production.
Collecter des données : « Que savons-nous du problème ? »
- Cela aide à rassembler les données concernant le problème. Les données doivent être collectées sur une période de 3 à 6 mois concernant le problème signalé, ainsi que les problèmes connexes.
Analyser les données : « Quelles sont les causes profondes ? »
- Identifier les causes profondes est la prochaine activité dans l'analyse des données. Une analyse correcte des causes profondes aidera dans les phases ultérieures de la résolution de problèmes.
Identifier les solutions : « Quelle pourrait être la solution ? »
- C'est l'étape la plus importante de la phase de résolution de problèmes. Sur la base des causes profondes, le Business Analyst doit travailler avec l'équipe d'architectes et rechercher des solutions possibles disponibles en interne ou sur le marché. Si nécessaire, il doit comparer les solutions internes avec les produits disponibles sur le marché.
Définir la solution : « Quelle est la meilleure solution ? »
- Une fois les solutions disponibles mises en perspective, la prochaine étape consiste à définir la meilleure solution à mettre en œuvre. À ce stade, une preuve de concept (POC) de la solution peut aider à finaliser la solution.
Planifier la mise en œuvre : « Quelle est la meilleure approche ? »
- Il s'agit principalement d'une activité de gestion de projet où le Business Analyst doit travailler aux côtés du chef de projet pour élaborer le plan et définir l'approche.
Tester la solution : « Le problème est-il résolu avec succès ? »
- Une revue de test de la solution mise en œuvre en production doit être effectuée à ce stade. Ce doit être un processus continu pour tester la solution jusqu'à ce que vous ayez la confiance d'une résolution réussie du problème.
Améliorer la solution : « Y a-t-il une possibilité d'amélioration supplémentaire ? »
- Il s'agit d'une rétrospective pour vérifier s'il y a une possibilité d'amélioration supplémentaire.
En résumé, le Business Analyst est un catalyseur de changement et d'amélioration, essentiel pour toute organisation cherchant à évoluer et à rester compétitive. En suivant ces étapes, il peut aider votre entreprise à améliorer sa rentabilité, son efficacité interne et à éviter les écueils.
Face au défi des Entreprises
Il devient de plus en plus compliqué pour un seul Business Analyst d'avoir toutes les connaissances et l'expérience nécessaires pour résoudre un problème. Ainsi, il est souvent préférable de passer par une agence de Business Analysts qui dispose de plusieurs profils en interne, tels que des comptables/gestionnaires, des marketeurs, des intégrateurs IT, des analystes de données, et des managers/recruteurs.
En résumé, le Business Analyst est un catalyseur de changement et d'amélioration, essentiel pour toute organisation cherchant à évoluer et à rester compétitive. En suivant ces étapes et en faisant appel à une agence spécialisée, vous pouvez aider votre entreprise à améliorer sa rentabilité, son efficacité interne et à éviter les écueils.
En quoi un business analyst peut aider une entreprise ?